中建三局集团有限公司（沪） 上海 201210
摘要：随着全球信息化进程的加快，数据以前所未有的速度呈现了爆炸式的增长，大数据时代来临对企业档案工作带来哪些挑战，企业档案工作应采取哪些创新举措和手段，以应对并跟上大数据时代步伐。本文对大数据时代现代企业档案管理工作的创新进行了分析与研究，以供同仁参考。
关键词：大数据时代；现代企业档案管理；创新研究
1、前言
随着全球信息化进程的加快，数据以前所未有的速度呈现了爆炸式的增长，大数据时代来临对企业档案管理工作带来了挑战。由于传统的档案的纸质文件管理，已远远不适应信息发展的需求，同时随着文件的增多，库房资源也成为档案管理存储的瓶颈，已无法满足大数据档案的管理，需要采用云计算等新技术对大数据档案进行分布式存储、快速检索。而在大数据时代，档案管理将是云平台上建设云档案系统，实现云存储。将企业各类有价值的信息资源整合、分析、挖掘，形成档案的智慧分析库，为企业决策提供服务，为企业创造价值。因此，本文对大数据时代现代企业档案管理工作的创新进行了分析与研究，以供同仁参考。
2、大数据时代企业档案管理工作的新特点
目前企业档案正处于一个大数据社会的背景下，因此，企业档案数据处理、数据的采集和数据的技术性管理有着密切的关系。因此，大数据档案拥有传统档案所不具备的新的特点和特征。主要的新特征有四个方面：大数据有四个“V ”字开头的特征：即Volume（体量）、Variety（种类）、Value（价值）、Velocity（速度）。一是数据体量巨大。目前数据量主要以PB级和ZP级进行统计和计算。据调查显示，我国档案的增加速度己经到了每5年40%，而全球在2010年正式进入ZB时代，预计到2020年，全球将总共拥有35ZB的数据量；二是数据类型繁多，包括结构化数据、半结构化数据和非结构化数据等，信息的形式越来越多样化，比如对于文件的记录可以采用原代码和通讯记录等方式实现，除此之外，
网络日志和微博等方面的信息也可以进行保存；三是价值密度低，商业价值高。以视频为例，连续不间断监控过程中，可能有用的数据仅仅有一两秒，如果企业不能有效利用大数据档案的价值，就会产生很多的疑问，从而对大数据档案变得轻视，甚至排斥；四是处理速度快。需要实时获取需要的信息，这是区别于传统数据最显著的特征。在海量的数据面前，企业对大数据档案的处理速度应有显著的提高。
3、大数据时代企业档案管理工作的创新研究
由于大数据档案不同于传统档案，更加重视数据的完整性和复杂性，因此只有充分利用大数据档案，企业的生产经营才可持续发展。
3.1改变观念，增强大数据档案管理意识。在信息化时代，档案资料的收集主要是部门移交与系统推送部分电子文件相结合，而档案管理主要是电脑代替手工劳动，档案利用是利用现代信息技术进行制作、加工、传播、转换和二次开发。而在大数据时代下，档案资料的收集是数据实时的、自动归集；管理是采用云平台存储、计算、分析；利用则是分析、发现与预测，为社会、企业创造价值。因此，档案管理人员要树立大档案的意识，将一切有价值的信息充分利用和收集。不断改变档案存储的观念，对大数据进行科学的分类，应用相应的科学技术手段，利用先进的管理知识水平和技术水平，使得大数据档案得到有效的整理和收集。
3.2不断更新知识结构。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆大数据档案对企业档案工作者提出新的要求，档案工作者现有的知识结构是建立在对传统档案的管理上来的，知识储存只能满足传统档案工作的需求，大数据时代，档案工作者现有知识远远不能应对信息时代的需要，必须及时更新知识结构，不断学习计算机技术、网络技术等一些先进的科学技术，尤其是云档案系统的建立是十分必要的，这样有了云储存，海量的大数据档案才能得到有效、高效且及时的处理，从而为企业的决策提供服务。
3.3构建新的大数据档案收集体系。要对档案进行整理和利用，首先要对档案进行收集。因此，大数据时代企业档案的收集绝不是一种被动的工作，不能坐等基层档案网员移交档案，档案工作者要走出去，深入企业生产一线，广泛宣传档案的重要价值，主动了解企业每个生产环节产生的信息流向、集结点、数据点，掌握关键领域和环节的信息量大小、信息的类型。对比较关键的节点，如工程建设项目的生产技术、安监、人力资源等重点部门的计算机数据、操作人员基本情况等，要有所了解，对计算机内信息的储存情况进行搜索、分析，摸清每天产生的信息量、字节大小、结合该部门的工作职能，通过技术手段建立该单位的信息存储，及时捕捉企业信息，为加入企业大数据档案找准通道和对接点。
3.4加强大数据时代档案工作规范化管理。大数据时代档案工作规范化管理要将档案管理融入到企业办公系统、合同管理系统、工程项目管理系统、科技创新管理、业务运营、网络支撑等系统中，将文件、数据归档流程写入发文环节、付款环节、验收环节等，抓好文档的前端控制。从技术手段上控制，将电子文件、数据的归档分为逻辑归档、物理归档。针对合同、工程、科技、办公系统，采取实时接口物理归档。在合同系统中嵌入档案移交、接收功能，与档案系统、报账系统建立实时接口，合同档案只有归档后，才能报账。在采购系统中嵌入采购档案管理模块，实时了解、控制采购档案的归档。在管理咨询管理平台嵌入管理项目共享平台，只有上传咨询项目成果后才能报账。对于业务运营、网络支撑系统的电子数据，由于数据量大，采取逻辑归档处理的方法，先存放在业务运营、网络支撑系统中，但管理权限给予档案人员。在档案安全管理方面，需要对每份档案保留检索、利用日志，避免档案信息泄密。
3.5充分利用大数据档案信息，挖掘大数据档案的潜在价值。大数据时代，档案工作者必须转变坐等借阅者上门查档、“你要我给”的被动服务方式，充分利用企业局域网、互联网以及即时通、企业信息港、贴吧等形式，主动向企业管理者、生产者提供档案信息。要建立与档案利用者的双向互动，了解利用者的需求，了解企业每个生产节点的各种信息数据，建立各种数据模型，对海量数据进行聚类、分类、相关性分析，找到数据之间的关系，进而为市场营销、网络优化服务，提高企业决策水平和档案工作效率。
3.6大数据档案信息服务创新。大数据时代，在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；同时，为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。
4、结语
综上所述，在大数据时代，现代企业档案管理工作者在考虑工作时也应该把视野拓宽，广泛利用各类资源，及时更新知识结构，不断学习创新、开放的互联网思维，围绕企业的经营工作，重新思考和认识档案工作，充分运用新技术和新应用，跟上时代发展步伐，拓宽档案利用渠道，为企业生产经营及职工的生活提供更丰富、更全面、更有效地档案；在大数据时代进一步突显档案管理在企业经营中的价值。
参考文献：
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[2[刘守华.迎接大数据时代的呼啸而来[J]. 中国档案，2013（11）.
[3]徐拥军，牛力.企业档案管理的十大发展趋势[J].中国档案，2014（5）.
论文作者:朱亚菊
论文发表刊物:《基层建设》2016年9期
论文发表时间:2016/7/26
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