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摘要：为强化档案数字化安全管理，需要制定完善的档案数字化安全管理制度，严格管理档案数字化信息系统，创设良好的工作环境，全面提升档案相关工作人员的业务水平和安全防范意识，从而提升档案数字化安全管理水平。
关键词：数字化；档案；安全管理；措施
随着社会经济的快速发展，档案逐步实现了数字化、信息化的管理模式，快速提升了企业的档案管理水平。在档案数字化工作当中，经常会由于技术或者管理模式方面的不足，造成档案数字化质量降低，易发生泄密事件，严重影响了企业的发展。为此，企业应加强档案数字化安全管理力度，为档案数字化工作提供良好的环境，制定严谨的管理制度和工作流程，科学的开展档案数字化安全管理工作，从而提升企业档案管理水平。
一、建立完善的档案数字化安全管理制度
数字档案信息想要进行长久的保存，企业内部必须要加强档案数字化安全管理工作，制定完善的安全管理制度。数字化的档案信息通常需要保存在企业档案系统中，通过网络和计算机实现档案的储存与传输，档案数字化工作离不开服务器、网络线路、机房、通讯设备的支撑，因此，企业应该定期进行网络安全维护，同时需要做好网络设施防火、防盗等工作，制定相应的管理制度，并将管理和维护工作落实下去，合理的划分给各个部门，各部门中再进行细致的人员分配，授予职责和相应的权限，从而使档案数字化安全管理工作开展的更加顺利、有效。在实际的管理和维护过程中，相关人员必须要严格按照规定检查设备，发生故障时进行细致的排查，采取有效的措施解决故障，并做好记录，及时向上级部门汇报。通过企业制定完善的档案数字化安全管理制度，能够强化档案管理工作，降低数字档案信息的安全隐患，有助于提升企业档案数字化安全管理水平。
二、创建良好的档案数字化工作环境
企业要为档案数字化工作创建独立的工作空间，在单独的场所中开展档案数字化工作，避免外部环境影响档案数字化工作。在档案数字化工作场所中，要配置安防系统、保密系统和监控系统，其中安防系统具备报警功能，当档案数字化工作场所发生灾害或者偷盗事件时，会立即触动报警机关，发出警示；保密系统能够保护数字档案的安全，阻止非法网络访问或者打开数字档案信息，同时能够避免电磁泄露；监控系统主要是在档案数字化工作场所内部和外部各个区域安置摄像头，从而对档案人员的工作情况进行实时监控。同时要制定严谨的档案工作流程和规范，要求在档案数字化工作场所中不能随意使用其他电子设备，杜绝乱堆乱放生活用品，要在工作场所外部设置存放员工物品的地点，保证工作场所内部的卫生清洁，在此基础之上，还需制定员工出入制度，做好进出登记工作，禁止非档案工作人员进入到工作场所中。同时，企业中的相关监管部门要经常对档案数字化工作环境进行检查，排除安全隐患，有效的提升档案数字化工作的安全性。
三、加强数字化档案安全管理的有效策略
档案信息化管理模式打破了传统人工管理形式，逐渐引用现代科学技术。档案信息化能够进行档案材料的类别划分、研究、整合、储存，提升工作效率。相对于以往档案管理形式，信息化档案管理形式更利于资料储存、查找、更改。同时，电子化互联网技术能够进行资料共享、快速查找，提升档案使用效率、节省较多经济投入。
现阶段，多数单位在档案管理中仍然未完全摆脱传统管理形式，人工管理模式较多。一些单位中尽管引进了档案管理系统，但是由于种种原因影响，仅能够将个人档案资料录入计算机内。在资料查找过程中需要消耗较多时间。其实，电子档案管理模式并非达到真正意义上的实现。随着现代科学技术的进步与发展，事业档案想要跟上现代化形势，必须要摆脱传统管理形式束缚，实现电子档案信息化管理。
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提升档案数字化安全管理的水平，企业内部应积极开展安全管理培训活动，强化档案人员的安全意识和业务能力，从而有效增强数字档案的安全性。在开展档案数字化安全管理的过程中，档案人员需要做好以下工作：维护数字档案信息的载体，例如档案信息系统、数据库、计算机设备、网络端口等，同时还要应用杀毒软件定期查杀木马和病毒，在计算机中设置防火墙、定期清理计算机系统垃圾、对计算机和数字档案信息进行加密等，档案人员必须要全完掌握以上技能，才能真正做好数字档案信息保护工作。
四、提升档案人员的安全防范意识
为加强档案数字化安全管理，需提升档案管理人员和工作人员的安全防范意识。维护数字档案的安全性，是需要全员参与的工作，单由档案管理人员或者网络管理人员进行管理是不够的，因为，在档案人员平时的工作过程中，如果不能规范化的进行操作，缺乏安全防护意识，就是导致数字档案信息发生泄露情况，所以，要求从事与档案工作相关的所有员工，都要加强档案安全管理意识，从而在工作当中规范自身的行为，认真细致的开展档案相关工作，从而保证数字档案信息的完整性、真实性和安全性。在企业日常的工作中，要经常将档案数字化安全管理的基础知识进行渗透，从而让所有档案工作人员都能够加强安全防范意识，提升数字档案信息的可靠性和安全性。
五、严格管理档案数字化信息系统
档案相关人员需要利用访问控制技术、信息确认、信息加密、备份等手段提升档案的安全性，并且要将计算机中安装最新的杀毒软件，设置防火墙，定期对数字档案信息进行排查。同时还要做好档案备份工作，一份档案至少要有两份备份。对数字档案进行高级加密设置，确保档案只能在专网中使用。针对档案数字化信息系统要加强管理力度，保证网络设备的流畅性，提升档案数字化信息系统的运行速度，要为其设置专网专线，避免在无线网络状态下共享或者传输档案信息。当前企业中通常采用用零边距高度平板彩色扫描仪、彩色大幅面扫描仪和专业高速扫描仪进行纸质档案数字化工作，要注意设备的维护工作，定期检测设备磁信号是否正常，从而保证其工作效率和质量，提升数字档案的精准度和安全性。 事业单位想要确保档案信息稳定发展，也要做好档案信息化延伸性与灵动性，完善信息化建设规划。全面考量单位人力资源需求，制定满足经济进步的互联网管理形式。其网络管理形式需要满足可延伸性与调节性，满足单位档案管理现状与需求。
结语
随着科学技术的发展，档案管理实现了信息化、数字化，在企业发展中发挥着重要作用。在档案数字化的发展过程中，由于技术和管理模式方面的欠缺，导致档案信息出现不完整、不真实，甚至泄露现象，因此，应加强档案数字化安全管理力度，寻求有效的措施，提升档案数字化安全管理的水平，促进企业良好、稳定的发展。经济时代发展下，还需要管理人员充分认识到档案管理的重要性，明确档案管理中的不足与传统弊端，取其精华去其糟粕。也只有进行信息化建设，才能够跟上现代社会发展脚步。
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论文作者:叶玉琪
论文发表刊物:《基层建设》2018年第6期
论文发表时间:2018/5/22
标签：档案论文; 工作论文; 安全管理论文; 数字论文; 信息论文; 档案管理论文; 人员论文; 《基层建设》2018年第6期论文;