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摘要：会议是一个组织活动中的重要组成部分，在组织生活中起着重要作用，所以提升会议效率，避免成本的浪费显得尤为重要。提升会议效率，需要注意到在会前准备、会中控制以及会后追踪的各种影响因素，并掌握其应对技巧，制定最为合理有效的应对措施。本文首先对影响会议效率的因素进行阐述，随后提出相应应对措施。
关键词：会议 会议效率 应对措施
会议可以在一个组织中集思广益，能使人们了解彼此的想法，通过会议还可以对每一位参与者产生一种约束力，能发现以前没有注意到的问题，并对这些问题进行深入思考和讨论形成一致。总之，会议在一个组织中起着非常重要的作用，是组织内人员达成共同意见、目标，安排并下达任务的一种非常好的形式。
一、影响会议效率的因素
1.1会前准备不足
（一）没有明确目标。组织者和参加人员对会议的目标没有清晰的界定，导致在开会过程中没有中心，东拉西扯，还有一些会议虽然有目标，但目标缺乏实际意义。
（二）议题不恰当。有的会议议题与会议目标不匹配，浪费时间；有的议题排列顺序不当，将重要内容排在后面，次要内容排在前面浪费时间，到后面讨论重要内容时参与者已经筋疲力尽，不能发挥会议的作用，最后只得草草收场；还有的议题过多，出现很多不重要内容，大大降低会议效率。
（三）议程设计漏洞百出。很多会议在会前对议程的提前准备没有过多重视，议程设计的不合理导致主持在会中随心所欲，参与人员也是随性发挥，最终不能形成统一结论。
（四）时间不合理。会议时间的安排也是很有讲究的，有的会议安排在业务繁忙的时候，参与人员在会中往往心思在其它事务中，降低了会议效率；还有的会议把时间安排在人们本该休息娱乐的时候，这个时候人们无心参与会议，也会降低效率；还有一些会议时间过长，也会使效率大打折扣。
（五）环境不适宜。组织者把会议地点安排在办公室，使得会议总是被干扰。会议过程中总是出现手机电话铃声打断发言者讲话的现象，还有人频繁出场接待下属或其他人的来电，这些现象都与会议地点有不可分割的关系，会议进程不断被打断，分散了参与人员的注意力，降低了会议效率。
（六）对象不确定。在会前对会议参与者没有清晰界定，很多人被通知参加却不知自己参加的意义，在会议中起到的作用小之又小。
1.2会中控制混乱
（一）冷场和沉默。会议中冷场是一种非常常见的现象，出现这种情况的原因主要有以下几个。一是害怕当众讲话，怕说错被人笑话。二是不方便讲，有时会议气氛会形成一边倒，怕被孤立。三是不愿讲，一些人存在事不关己的态度，不想发言。四是不能讲，以此表示反对。五是由于准备不充分，对议题理解不充足。五是不想出风头，不肯讲。还有一些处世较深的老人，他们不屑讲。
（二）插话偏离主题。会议中有时会有些参与者喜欢插话，得到机会就不停地说，而且所讲的内容与会议主题没有关系，把会议主题带跑偏，这种现象与冷场相反。
（三）受到干扰。会议中经常出现干扰现象，例如瞌睡、来电话和短信、人员的随意进出、开小差等，严重影响了会议的效率。
1.3会后缺少追踪
很多组织者以为会议结束后就大功告成了，其实并不是。很多会议对所讨论的事情没有做记录，而且并没有明确各项决议的责任人和任务完成时间，使得执行情况无法查找或一些决议事项不了了之，最终导致成本的大量浪费。
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二、影响会议效率因素的应对措施
2.1做好会前准备
（一）明确会议目的。明确会议目的，是保证会议顺利召开的基础，会议的目的越具体越好。在确定会议目的时，组织者可以使用电子邮件、视频交流等方式来召开会议，避免了一些不必要的事情浪费时间。如果大家一致认为某件事情具有普遍性且较为紧急重要，就有必要召开会议进行讨论。明确会议目的时要注意某些会议的目的比较单纯，只是为了解决特定的问题。而一些定期会议则可能有多个意图，例如发布近期变动信息、确定发展方向等。
（二）确定会议议题。会议议题的确定需要遵循以下几个原则：一、紧扣会议目的；二、各项议题之间有一定联系，并按照议题解决的逻辑顺序有序排列；三、议题数量要保持在合理范围内，不能过多也不能太少；四、划定好议题的时间。
（三）设计会议流程。会议流程也就是各项事务进行的步骤顺序，一般来讲，紧急的事务都是放在前面，而次要内容都往后排，带有普遍性的问题往前排，个别性问题往后排。这是因为越是重要和普遍的内容需要参与者投入更为充沛的精力，如果将其次序颠倒，那么就会出现在商讨重大问题是精力不够，在讨论普遍性问题时注意力不集中的情况。
（四）确定会议人数。严格根据会议形式和议题控制会议人数，无关或者不相关的人员最好不要参加，这有利于提升会议效率，达成有效决议。一般应邀请以下几种人员参加会议：对会议主题有深入研究的人；对会议有最终决策权力的人；对会议目标达成起关键作用的人。
（五）确定会议时间。会议时间要选择参与人员头脑最清醒，效率最高的时间，一般在周二到周四上午9点到11点和下午3点到4点最佳。会议长短一般控制在一个小时以内，不要超过两个小时。
（六）选择会议地点。会议地点选择的原则是能更高效率的解决会议问题，所以为了避免受到打扰或对参与者心理造成不平衡的影响，要尽量排除办公室。封闭的会议室是一个不错的选择，会中应将手机调为静音或关机，防止受到外界干扰。
2.2 做好会中控制
（一）面对冷场做好协调工作。会议主持人面对冷场现象要做好相应协调工作，根据不同情况采取不同解决措施。主持人要尽量营造一种轻松的氛围，带动参与人员一同加入到讨论中去，增强参与意识。可以事先在私下与参与人员交换意见，在会中邀请有威信且正直公道的人率先发言，以起到抛砖引玉的作用。主持人要时刻注意可以引起话题的机会，鼓励主动发言的人，让不敢发言的人提升信心，并勤恳请教，主动提问。
（二）礼貌回应插话者。面对跑题切忌粗暴制止，否则很可能导致会议冷场。主持人可以首先礼貌地对插话者所说话题的积极一面进行简单总结，随后重申会议的目的和主题，暗示插话者停止发言并让其他人发表言论。
（三）灵活应对干扰现象。面对出现干扰会议正常进行的情况，主持人一定要随机应变灵活应对。有人打瞌睡，可以让他旁边的人回答问题。有人在打电话，可以用会场的安静凸显打电话者的干扰。如果有几个人在底下开小会，这可能是因为他们没机会或者不敢当众发言，主持人可以先保持沉默使会场安静下来，有礼貌地提问他们是不是有问题。
2.3做好会后追踪
会议结束后，组织者还须对会议内容做好整理，最终成为会议纪要下达给有关人员。会议纪要需要包括相关部门和负责人和某项事项完成的时间和标准等。同时，要形成完整的会议追踪体系，保证决议的落实。
三、结论
总之，一个会议的顺利进行需要在会前、会中和会后做好充分的工作，灵活应对随机应变，这需要组织者、主持人和参与者的共同努力。目前，会议已经渗透进人类社会活动的每一角落，在一个组织和成员的日常工作、运行决策中发挥着越来越大的积极作用，如何开好会，提高会议效率，具有相当重要的意义。
参考文献：
[1]李森. 试析如何做好现代企业会议管理工作[J]. 现代国企研究，2016（4）.
[2]刘建明. 让会议“瘦身”成为常态[J]. 学习月刊，2018（1）.
论文作者:谢磊磊
论文发表刊物:《中国经济社会论坛》学术版2018年第7期
论文发表时间:2019/3/29
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