浅议高校电算化会计档案的管理，本文主要内容关键词为：高校论文,会计论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
会计电算化，是电子计算机在会计工作中应用的简称，就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。会计档案是记录和反映自身经济业务的会计核算专业资料，具有重要的经济意义和法律意义。而把两者有力的结合起来，将开辟高校会计档案工作的新纪元。自从高校实行会计电算化后，会计档案的内容、载体、生成、传输、保管呈现出新的特点。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，我们必须根据其特点，分别做好会计档案的收集、保管、利用等方面的工作，进行不断的研究和总结。
一、电算化会计档案的内容
1.机制会计档案。包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证(原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证)；会计账簿(总账、明细账、日记账和其他会计账簿)；财务会计报表(月报、季报、年度财务报告及其附表、附注和文字说明)等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。
2.机读会计档案。包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的只能以电子数据状态保存的会计数据。
3.计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其他增减变化，计算机操作系统及网络操作系统型号，会计电算化软件系统名称、版本号，与文字材料配套的安装光盘、磁盘，用户服务卡、用户手册等全套文档资料。
二、机制会计档案的收集和保管
1.机制会计凭证类的收集和保管。会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性。编制记账凭证时要做到科目使用正确、数字准确无误。审核记账员(由复核人员兼任)应对系统内记账凭证逐一进行审核，不能等到期末使用“成批审批”功能集中审核。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管(兼任会计电算化主管)签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。机制记账凭证的编号应由计算机自动产生，必须连续。编号间断时，应在断号后的第一张凭证上说明断号原因，并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。
2.机制会计账簿类的收集和保管。现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、会计在账簿上签章，按月连续编订成册，年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，主管加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人员每月月末编制银行余额调节表，与银行对账单一起保管。总账和其他明细账定期打印输出，经审核后装订成册，同样应由记账人员、装订人员、会计主管或机构负责人在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年1月末应全部完成此项工作。当然，也要根据税务、审计等管理部门的要求及时打印输出有关账簿。
3.机制财务会计报告类的收集和保管。会计报表和部分财务分析结果由会计电算化系统产生，但会计机构有必要向有关各方面同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告，两者数据应当完全一致。此外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，应补充打印，并同样要有关会计人员签章。
三、机读会计档案的收集与保管
所谓机读会计档案的收集，是指在一定时间间隔内，如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而脱离原计算机系统的会计档案。根据有关规定，会计档案的载体以纸介质为主，以磁、光电等其他介质为辅，但发展方向是以方便、可靠而经济的磁性或光电等介质取代纸介质。《会计档案管理办法》第12条规定：“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份，即采用“AB备份法”进行数据的备份，备份次数应视会计业务量的大小而定，但每月不应少于两次。每次除在本机硬盘备份外，同时还应制作两份软盘，并使用两套软盘循环。比如，月中做一次(两份)备份，月末在记账后、结账前做第二次备份，这时要启用一套空白软盘以防备份失败。并且每份上要注明类型、备份期间、备份时间和备份人员的有关标识，以便查找。备份软盘必须写保护、装入盘套、放进硬盒，存放在安全的场所，存放在两个不同的地点，以防止火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭，造成系统的不可恢复。在保存这些档案时，应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使档案丢失，造成无法挽救的损失。
对使用中的会计电算化软件进行修改、版本升级或计算机硬件设备更换时，为保证会计数据的连续和安全也应事前制作软盘备份。因为会计电算化系统不仅存有当期的会计数据，而且存有以前年度的历史会计数据，硬盘数据备份也保存在计算机内。系统管理员应在现场全程监督，事后还应核查确认会计数据的连续和完整。升级前的旧版本会计电算化软件系统不应删除，而应存储在计算机内。
四、电算化会计档案的保管
电算化会计档案管理作为高校一项基本工作，应由电算化会计档案管理员专人具体负责，且不能由出纳人员兼管。其岗位职责是：
1.按规定期限向各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单，分类存放；
2.负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案；
3.负责会计档案的安全保密，不得擅自借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，注意避免调用者越权使用或改动数据；
4.对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制和杀毒工作，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽回的损失。
机制档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年5类，一般以15年居多。至于电算化会计档案的保管期限，机读会计档案应当与《会计档案管理办理》所规定的相应的机制会计档案的保管期限一致。但是值得注意的是，由于机读会计档案(会计数据软盘备份)的磁介质寿命有限，因此需要定期转储数据，以防数据的丢失，一般可每年转储一次。此外，计算机系统档案的保管期限是截至计算机软件或者硬件停止使用或者有重大更改之后的5年。
五、电算化会计档案的利用
即电算化档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：
1.所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可。
2.所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致，此时你只需在另一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。
随着高校电算化的普及与发展，电算化会计档案管理必将成为一个趋势，它将极大地提高会计工作水平和档案工作水平，更好地为高校的会计档案管理服务。