试析文档一体化的理论基础，本文主要内容关键词为：理论基础论文,文档论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
关于文档一体化管理的研究早在20世纪80年代就已经兴起，并迅速形成热潮。但研究所涉及的层面大多为对文件和档案如何进行一体化管理，即探索文档一体化管理的模式，而很少从理论层次研究这一问题。因此，本文想从文件与档案的关系这一角度探析文档一体化的理论基础。
一、文件与档案
（一）关于文件
从文件的词源来看，据现有文字记载，“文件”一词最早出现于晚清时期。郑观应《盛世危言·考试上》有“文件自理，枪炮自发”，此处的“文件”是指公文、信件等。从那以后，文件一词便被人们经常使用，而且，从一开始的“行政公文”之意逐渐延伸至“商业文件”、“技术文件”、“司法文件”、“会计文件”、“机读文件”、“电子文件”以及“私人文件”等。因而，“文件”一词已日益成为一个涵盖不断出现的信息记录材料的类概念。
在国外，“文件”是个多义词，既可作“公文”，也可作“文献”，基本没有区别。“文件”是表示机构（公共性质或私人性质的）以及个人在处理事务、记载事物过程中形成的一种工具性记录材料，包括政府机构及其他社会公共机构形成的公共文件、公司企业或商行的文件以及家庭、个人和家庭形成的私人文件等，如政府管理文件、国会文件、会计文件、投标文件、商业信用单据、汇兑凭证、有价证券、学历证书、日记、手搞、信函、照片、影片底片等。美国著名档案学家谢伦伯格为文件下的定义是“文件是任何公私机构，在履行其法定职责的过程中，或者在与其本职业务过程有关的情况下所制作或收到，并且作为其职能、政策、决定、程序、行动或者其他活动之证据，或者由于其所含内容具有情报价值，而被该机构或该机构之合法继承者所保存或者指定加以保存的一切簿册、证件、地图、照片和其他记录材料，而不论其物质形式和特性如何”。[1]虽然，各国由于具体的历史传统、文化背景和思维方式的不同而对文件的定义和解释而有所不同，如美国、英国、加拿大、前苏联等对文件概念的认识都不一致，但从中我们也能找出一些共同之处：第一，都认可文件形成者的多元性，文件既可以形成于政府机构、企事业单位，也可以形成于家庭家族和个人；第二，都承认文件形成于一定的社会实践活动中（包括法律性活动、行政性活动、商业性活动和事务性活动）；第三，都承认文件记录方式和物质载体的多样性和复杂性；第四，都承认文件是内容和载体的统一体。从以上文件的词源、文件概念的演变以及各国在文件定义上的共同之处来看，我们不难得出以下结论：
1.文件的概念从产生至今，其内涵愈加丰富，外延愈加广泛，已成为一个大的类概念。众所周知，任何一个概念在一定条件下都有其相对固定的内涵和外延，但不是一成不变的。它们随着社会的发展和人们认识的更新、观念的改变而不断发生变化。文件这一事物从古至今都是为记载事物、处理事务、交流传递信息、表达思想等而制作和使用的记录材料，其本质和功用是始终一致的。但文件这一事物所包含的对象愈来愈多，以致今天演变成为包括各种记录方式形成的各种载体的信息记录材料。文件已演变成为一个大概念。正如陈兆祦教授所说，“好多同志对文件的理解较狭窄，只认为上级文件、红头文件、机关的收发文、命令、指示、通知、决定是文件”，“我们在企业里看到的协议书、合同、提货单以及到商店买东西用的支票、开的发货票也都是文件，它和机关中使用的通知、命令、指示等文件是一样的，起相同的作用。提货单也就是提货通知书么，支票也就是支付命令么，只是形式不同罢了。还有像工作中产生的影片、照片、录音带、录像带，同样是起文件（文书）的作用”。[2]所以，陈教授为文件下的定义是，“文件就是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的，又构成该项活动组成部分的记录材料（用现代的话来说，文件就是人们为了在时间和空间上传递信息而制作的固定了信息的物体）”。[3]从陈兆祦教授的文件定义和谢伦伯格的文件定义的对比中，我们可以看出，二者不谋而合，有异曲同工之妙。
2.文件承载的信息是原始信息。因为文件产生的目的是为了人们之间进行相互联系、记载事物的状态和过程、处理事务（不论是公共的还是私人的）、表达思想意志、交流经验和情况等等。实际上，这一目的又使得文件本身成为一定社会实践活动的组成部分。文件是人们认识和改造自然界、人类社会乃至人的思维活动的一种伴生物。人们做任何事情都需要一种工具，这种工具起着执行、参考、知照和备忘的作用，“我们商量事情，说完话声音就消失了，好多事就不好办。如果把它记录下来，签个字，可以作为大家工作的根据”。[4]所以，正是文件产生的目的决定了文件承载的信息是原始信息。
3.文件的本质属性是工具性。文件从一产生开始便作为一种工具来使用，“我们做工作，进行各种活动，需要有一种能把信息记录、固定下来的工具，这个工具又要别人也能使用，别人也能看的见和听的懂，也就是要有一种相对稳定的物质的东西”。[5]这种物质的东西就是承载一定信息内容且作为工具使用的文件。如人们日常生活中形成的借条、留言簿、意见簿、电话记录等等都是文件，都是人们办事、进行各种活动的工具或参考工具。
（二）关于文件和档案的关系
1.联系。第一，从本源上讲，文件在前，档案在后，档案是文件的子集。文件是人们社会实践活动的工具和伴生物，文件上的信息是原生信息，而档案，简单地说，是一种保存备查的原始的历史记录，实质上就是一种作为历史记录保存起来以便日后供人们查考利用的文件。所以，档案，从本质上说是文件的一部分，是文件的子集。比如布告，法院存档的那一份和贴到大街小巷供人们知晓的多份都是文件，只有法院保存的那一份才是档案，其余的不能称作档案，因为其余的没有被保存备查。再比如，我们买东西时收到的发票是一式三联，存根一联，会计下账一联（一般保存五到十年），消费者留一联，如果不需报销，便可随手一扔；如果需要报销，发票就摇身一变成为档案，与存根联和下账联的命运是一样了。第二，从信息内容上讲，文件转化为档案之后，其信息内容没有改变，所改变的只是文件的价值和作用，也就是说，文件的价值因从原始价值（文件形成时的目的）向延伸价值（包括凭证价值和历史研究价值）转变而导致了文件身份发生了变化。因此，经过保存以后的文件，我们称之为档案。其实，从单体形式的物质实体角度来看，档案与文件是同一种事物，只不过名称不同罢了。正是基于此，我们称档案为“原始”的历史记录。第三，从载体上讲，文件的载体就是日后档案的载体。档案的原始性既包括内容信息的原始性，也包括载体的原始性，也就是说，档案的载体与其前身——文件的载体是同一的。“原文件载体不得更换，若更换了原文件载体，那也不是档案，只是档案复制件”。[6]
2.区别。第一，本质属性不同。档案的本质属性是原始记录性，而文件的本质属性是工具性。文件从产生开始就是作为一种工具使用的，文件有其最本职的使命，这种使命就是完成一定的任务，是文件作为一种工具所应发挥的作用。所以，工具性是文件最本质的属性。档案虽然是由文件转化而来的，但其使命不是作为一种工具供人们使用，而是作为一种历史的原始记录发挥它的社会价值，这正是档案与文件在本质属性上的根本区别。第二，价值不同。因为文件的本质属性不同于档案，而价值是由本质属性决定的，所以，二者在价值形态上不同。文件的价值体现在工具性上，不同的文件是为了不同的目的而产生的，因而具有不同的作用。但整体来说，文件的价值应当是“现实”的，即对文件的形成者而言，是为了一定的现实目的而制作的。档案的价值是衍生性的、历史性的和多元性的。因为相对于文件这种工具来说，档案已是文件进入“历史的实验室”阶段的另一种身份了。第三，产生和保存的形式不同。文件是以单体形式产生和保存的，而且是分散产生的；档案是以组合体的形式产生和保存的，而且是集中保存的。
从以上对文件与档案的关系的分析，我们可以得出结论：档案虽然与文件有一定的区别，但从本质上说，档案是文件生命有机体的延生，档案是处于一定历史阶段的文件，在这个历史阶段中，文件被打上了人类的烙印，因而具有不同于以前历史阶段的特征。
二、文档一体化的理论基础
（一）文件生命周期理论
所谓文件生命周期理论，就是说，文件是一个生命有机体，文件从形成、运行、保存直到消亡，如同人的生老病死一样，是一个周期。这一周期可划分成若干阶段，对应于每一阶段，文件所发挥的作用不同，因而应当采用不同的管理方法和原则。如美国档案学者詹姆斯·B·罗兹将文件的生命周期划分为文件阶段和档案阶段，文件阶段又分成形成、利用与维护、处置三个阶段。他认为，“文件处置时将决定每一份文件的归宿，或过若干年后销毁，或作为永久性国家文件（档案）移交国家档案馆继续保存，而作为一个总的原则，档案馆不应接受以后若干年中对用户封闭的文件”。[7]许多欧美档案学家主张将文件生命周期划分为现行效用、“休眠”和非现行效用三个阶段。我国档案学者陈兆祦也于20世纪80年代提出了适合我国国情的文件生命周期理论。他把文件生命周期划分为制作、现实使用、暂时保存和永久保存四个阶段。前两个阶段可看作一个阶段，即现行阶段。在这一阶段，文件发挥其现行效用。第三阶段相当于欧美一些国家的“休眠”阶段，在这一阶段，有些文件其现行效用丧失以后，也没有任何保存价值，即可销毁；有些文件仍有一定的查考价值，就需要暂时保存即“归档”，进入我国的档案室保存阶段。第四阶段相当于欧美一些国家的“档案阶段”、“最后处理阶段”和“非现行阶段”。在暂时保存阶段的文件，有些已丧失继续保存价值，即可销毁；剩下的仍有保存价值的文件将永久保存，直到消亡。
文件生命周期理论已为文书界和档案学界所公认，这一理论说明，在文件的整个生命中，由于社会分工的需要，人们人为地将文件管理分为文件管理和档案管理两个阶段，从而出现了两种专业结构。而实际上文件管理和档案管理是密切联系、相互渗透、相互制约的，是一脉相承的，因此，有必要将二者作为一个整体进行管理。
（二）信息论 系统论 控制论
从信息论角度看，因为文件本身就是承载信息的工具，是信息物化的结果，正如冯伯群教授所论述的那样，“从结绳、刻契一直到当代社会中纸质的文书及胶片、照片、磁带等用以承载信息的材料都可叫做文件。从本质上讲，它们都是信息传递的工具”。[8]笔者非常赞同这一观点。因为前面已论述了文件的本质属性是工具性，这种工具性恰恰表现在文件是用以传递信息的，如“相互联系”、“记载事物”、“处理事务”、“交流情况”等等。档案是文件的转化物，当然是一种重要的信息资源。文件管理也好，档案管理也罢，二者都包含着信息管理和实体管理两个重要方面，而且贯穿文件整个生命周期。所以，信息管理是文件管理和档案管理的共性所在，二者都要应用信息论的有关原理、方法和原则。
从系统论角度看，文件管理是一个系统，档案管理也是一个系统，而实际上二者都是一个大系统的子系统，这个大系统就是文件的整个运动过程。“根据文件运动周期规律，我们可以将整个文件运动看作一项大的系统工程，文件管理是这个系统的前期工程，档案管理是它的后期工程，两者应该综合管理，而不应‘分道扬镳’”。[9]文件管理和档案管理都是由许多环节组成的、具有一定结构和功能的有机整体，都存在着整体与部分之间、整体与外部环境之间相互作用、相互制约的关系。按照系统论原理，子系统应相互联系、相互制约、共同服从和服务于母系统，强调整体功能的发挥和优化，因此，对文件和档案应实行一体化管理。
从控制论角度看，对文件档案进行管理，实质上就是对它们进行控制和协调，以达到整个系统的最优状态，便于充分发挥文件的现行效用和档案的凭证作用以及历史研究作用。文件管理工作包含着收发、登记、办理、催办、分类、立卷、归档等环节，档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索、提供利用等。文件的制作（如文件的制成材料）直接影响档案的寿命；文件的收发和登记直接影响档案的收集是否齐全；文件的立卷直接影响档案的分类和价值鉴定。反之，档案部门也必须对文书部门进行业务上的指导、监督和检查。总之，文件管理和档案管理的工作环节相互影响、密切联系，必须从整体上对它们进行有效的控制和调节，统盘考虑，要有大局观，充分利用控制论的有关原理和方法。
综上所述，文档一体化管理之所以可行，是有坚实的理论基础的。笔者愿以此文作引玉之砖，引起档案界同仁的共鸣。