广西壮族自治区人民医院 530021
摘要：当前新医改不断推进，医院的医疗卫生事业也迅猛推进，档案是医院记录历史信息的重要载体，做好医院办公室的档案管理工作能够对医院的工作进展有更加全面的了解，从而更好地促进医院医疗卫生事业的发展，同时也为医院管理工作的顺利推进奠定基础。本文就当前医院办公室档案管理工作效率低下的原因进行分析，提出医院办公室档案管理工作效率提升的有效策略。
关键词：医院办公室；档案管理；工作效率
医院的办公室档案管理能够为其他工作的顺利开展提供科学的信息支持，档案管理在医院办公室管理中占有十分重要的地位。当前信息技术快速发展，医院档案管理工作也有了新的发展方向与目标，传统的办公室档案管理由于缺少完善的管理制度，使得办公室档案管理工作无法有效运行。尽管医院管理者已经采取了一些措施，但是档案管理的效果依旧不理想。新时期，应提高档案管理的意识，完善管理制度，利用信息化的技术手段和高素质的人才实现高效率的档案管理。
一、医院办公室档案管理效率不高的原因
1、对档案管理认识不到位
医院是比较特殊的行业，也是整个社会一直关注的问题。在以往的工作中，医院将更多的精力放在医疗事业的发展上，对于办公室档案管理并不重视。很多医院的办公室人员认为档案管理是档案管理人员的工作，与办公室无关，加之医院工作具有一定的复杂性，使得很多医院领导对于办公室档案管理都表现出一种消极的态度，认为办公室档案管理是可有可无的。
2、缺乏完善的办公室档案管理信息库
办公室档案信息库是医院档案管理工作的重要基础和前提，当前很多医院使用的依旧是10多年前的信息管理系统，管理系统能够为档案管理人员提供更多医院发展以及职工的基本情况。[1]但是在实际的医院工作中，信息管理系统的利用率并不高，系统中没有全面的医院发展情况以及职工信息，对医院活动的记录也不到位，不能及时更新医院发展信息，档案信息不够全面。
3、办公室档案管理人员水平有待提升
当前办公室档案管理人员的知识水平以及技能并不高，这也是办公室档案管理工作需要解决的问题之一。随着社会的发展以及技术水平的提升，档案管理工作中也逐渐开始运用现代化的技术手段，要使档案管理得到有效的管理就需要管理人员具有操作信息软件的能力。但是在实际工作中，档案管理人员的专业知识不强，技能水平不高，对计算机信息技术了解不多，[2]使得很多先进的设备不能高效利用，因此也需要提高对管理人员素质水平问题的重视程度。
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二、提升医院办公室档案管理工作效率的有效策略
1、强化档案管理意识，树立档案管理观念
目前，医院对办公室档案管理的认识不足，管理观念也有待提升和更新，这些问题是影响医院办公室档案管理工作顺利开展的重要因素。因此应加强医院办公室档案管理的意识，树立全新的档案管理理念。医院的领导首先需要对办公室档案管理有正确的认识，明确档案管理的重要性，从办公室档案管理的实际情况出发，明确办公室档案管理的目标，将以人为本作为管理的重要理念，制定满足医院发展的档案管理目标，强化档案管理的责任制，[3]提高档案管理人员的工作意识，更加顺利的开展办公室档案管理。
2、建立健全档案管理制度
医院办公室的负责人应帮助档案管理人员完善档案管理制度，使得办公室档案管理更加规范有序的开展。建立完善的档案管理制度，并保证管理制度的可行性。明确档案管理工作的分工方法以及手册，并配备专业化的工作人员，使其能够严格完成自己的职责。实现档案管理工作的规范化、标准化，按照相关制度保证档案的收集、检索以及使用等顺利、有序进行。办公室的负责人还需要与其他部门协商，明确办公室档案管理的方法、制度以及原则，[4]完善科学的管理制度，保证管理制度有序推进。
3、加强办公室档案管理数据库的建设
近些年来，信息技术快速发展并日趋成熟，医院办公室档案管理信息也逐渐增多，传统的档案管理方法已经不能满足当前医院发展的实际需要，这就需要档案管理人员能够紧跟时代步伐，利用信息技术的优势，从医院档案管理的实际情况出发，实现档案管理的信息化水平，保证信息技术能够得到有效的落实，实现档案管理工作的有序开展。用积极建立档案信息数据库，将档案管理与信息技术相结合，实现自动化的档案管理，将数据库与档案目录库相结合，形成开放化的、网络化的数据库，加强对医院档案信息的管理，进一步提高医院办公室档案管理工作的效率。
4、努力强化档案管理人员的水平
医院应紧跟时代发展的步伐，加强对办公室档案管理人员的教育培训，强化档案管理人员的保密意识，促进档案管理人员的专业技术水平。在对医院办公室档案管理工作人员的教育培训中，首先应加强法制教育，让档案管理人员认识到办公室档案管理的重要性，通过多样化的方法引导工作人员进行知识的学习，不仅能够提高档案管理人员的专业素质，也能够进一步充实其知识储备，使档案管理工作人员能够明确档案管理工作的核心思想以及技术。当前很多医院办公室档案管理人员的素质水平比较低，要想提高其专业水平首先要做的就是保证管理队伍的稳定，不能随意对档案管理工作人员进行调动和辞退，医院应给予档案管理人员足够的时间，使其成长，能够使得档案管理人员的业务水平以及综合能力得到提升，更好地为办公室档案管理工作提供服务，促使医院各项工作能够顺利推进。
结束语：
社会经济发展，医院内部管理体系逐步完善，办公室档案管理是医院管理工作中的重要组成部分，在医院管理中占有十分重要的地位，并逐渐受到人们的关注和重视，为了更好的提高医院办公室档案管理工作的效率，应提高管理意识，完善制度以及数据库建设，提高管理人员的素质水平，更好地促进医院办公室档案管理工作的顺利推进。
参考文献：
[1]刘淑仙. 关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 人才资源开发,2015,24:158.
[2]严庄婷,周翠兰. 医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索[J]. 办公室业务,2016,01:94+96.
[3]吴继胜. 浅谈如何加强管理提高医院办公室工作效率[J]. 中国医药指南,2013,07:369-370.
[4]宋胜华. 提高办公室档案管理工作效率的策略探索[J]. 产业与科技论坛,2015,20:225-226.
论文作者:梁新
论文发表刊物:《医师在线》2016年8月第15期
论文发表时间:2016/10/24
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