澳大利亚电子消息文件管理政策与规范，本文主要内容关键词为：澳大利亚论文,文件管理论文,消息论文,政策论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1996年12月，澳大利亚政府颁存了具有文件价值的电子消息(electronic message)管理政策与实施细则（又称规范）。这个文件规定，只要是联邦政府与社会需要，应尽可能长久地保留这类具有文件价值的电子消息。为了加强我国的电子文件管理工作，并有利于我国这类管理政策的制定，现对该政策与实施细则综述如下。
一、背景
长期以来，办公事务一直使用传统的纸质系统处理，现今已发展成为采用电子方式，我们只有适应技术的变化，才能保证文件在新环境下的产生。政府通过信息技术与电信服务来改善工作，使用英特网传送政府信息与提供服务。电子消息就是使用电子系统在部门内部、政府机构间及外部世界进行通讯与处理公务的通讯手段。电子消息有多种形式：电子邮件、电子文献交流、电子传真、电子数据交换及多媒体通讯，如有声邮件、电视电话会议等。
二、《电子消息文件管理政策》
1.电子消息文件
电子消息是公务通讯的一种形式，在执行公务过程中收、发的电子消息是联邦政府文件，对这类文件，必须尽可能地长期保留以满足政府与社会的需要。
象其它形式的文件一样，含有公务信息的电子消息必须受法规制约，如档案法、信息自由法及隐私法等；还必须受法律程序的支配，如侦破和传唤。
电子消息系统不应与部门的文件保存系统、文件管理系统分割开来。电子消息系统传送的文件必须归入文件保存系统中，以提供公务文件。
2.电子消息必须归入可识别的文件管理系统中
为公务活动提供证据的电子消息应归入电子文件管理系统中。如果不能以电子方式保存这些文件，必须满足以下选择：电子消息系统应自身具有文件保存职能，打印出带有上下文细节的电子消息，并在纸质文件保存系统内归档。被保存的电子消息文件应遵守档案法的规定。
电子消息处于非控制环境中是不合要求的，如在电子消息系统中的备份存贮，在目录中的特定存贮等。存贮在非控制环境中的电子消息也是文件，也必须服从侦破与传唤程序，经批准后方可销毁。
为了有效地发挥文件的作用，电子消息必须保留其内容、结构以及与公务的上下关联。结构是指消息的布局及其连结的附属物，以及在消息交换中的有关信息。上下关联是指记录有消息来源与目的地的信息，以及在消息中通常可找到的有关信息。
为了维护电子消息的凭证价值，必须将它们保存在不可能被处置与更改的系统中。
3.电子消息必须保持可存取性
保存的电子消息应能检索，以满足公务与责任的需要。以电子形式保存的、具有长期价值的电子消息必须随硬件与软件平台的变化而迁移。因而，电子消息并不要求在原始硬件与软件的环境下保存，但必须维护被保存的电子消息文件具有原始内容、结构与上下关联。
4.必须妥当地保护电子消息文件
根据涉及到的有关问题，如保密、隐私、商业与外交事务等，遵照政府政策妥当地保护电子消息文件，必须防止电子消息在归入文件保存系统时被更改。
5.并非所有的电子消息都具有文件价值
象其它所有的公务文件一样，电子消息价值各不相同。有些电子消息是不断开展与进行的公务所必须的，而有些电子消息只有短期价值。电子消息价值取决于以下几类活动：是执行公务，还是信息性消息或只是纯私事。执行公务的电子消息可以是一条命令，一件批示，一份情况交换，一个政策问题等。信息性消息尽管具备上下文关联，但并不是公务中产生的消息，如可能是一般性通知，也可能是附加文件的载体等。纯私事是明显与公务无关的私人消息。
被确认为执行公务的电子消息具有文件价值，必须归入文件保存系统。一般说来，通知性信息或私人电子信息只具有短期价值，不必归入文件保存系统中，可以不经档案馆同意而销毁。
具有文件价值的电子消息只有在以下几种情况下方可销毁或变动：法律要求，经澳大利亚档案馆允许或遵照档案馆认可的程序或措施进行处置。
三、电子消息文件管理的实施细则
该细则是为了利于《电子消息文件管理政策》的贯彻而制定的，它注明为什么电子消息必须作为文件管理，并对电子消息管理提出了建议。
文件可以作为执行公务的证据这一职能事实，使文件区别于信息，文件记录着公务活动，文件对保存集体记忆与明辨责任是十分必要的。文件的这一职能作用，使有保存文件责任的部门与保存其它类型信息部门在要求上有所不同。
所有的电子消息都是在执行事务中产生和接收的，但并非都应作为文件保存。《政策》指出，电子消息分为三类：公务事务，具有公务上下关联的信息性消息及纯私人事务。公务事务性电子消息应归进文件保存系统中，而后者却不必作为文件保存。
同所有文件一样，电子消息的价值与保管期限是不同的，电子消息文件必须服从文件处置程序。信息尽管没有作证职能，但其覆盖面比文件宽，具有共有价值，应该恰当地管理。
1.电子消息为什么必须作为文件管理
为执行公务，部门必须收集信息与交流信息。收集信息是制定决策的一部分基础工作，交流信息是使用技术手段进行内部与外部的通讯联系。在以上两大过程中，必然总是要涉及到公务处理，如政策制定、产品及服务的预定与支付等。这些公务的执行必须得到证明，因此必须建立文件。建立文件具有四方面作用：为部门行为提供理由；为个人的、共有的记忆提供基础；保护共享的权利与权限；保护部门与政府利益。
以电子方式执行事务时，必须以可检索的方式保存这些文件，一旦需要可部分或全部地查索到。同时必须确保文件保存时间不能超过法定要求，以免系统过载或使保存系统成为毫无选择的收留文件的垃圾堆。
2.应保证文件的完整与准确性
完整、准确的文件应具备以下要求：顺从性、充足性、完整性、有效性、综合性、精确性、真实性及未受侵犯性。电子消息文件应具备以上所有要求。电子消息文件应完整、准确到以下程度，即被委派的监督人员可对执行的公务进行正当检索，保护部门财权、法权及其它权利，保护受某个活动和决定影响的工作人员或其他人员。
信息系统与文件管理政策必须确保部门产生与保存的文件是完整与准确的，一旦需要，这些文件可被法律、审计或其它目的使用。
3.作为证据的文件
在复杂变化的环境中，满足法律证据的要求是一项困难的工作，它需要部门内的合作与协调。部门的公务人员、文件管理者与信息技术都必须致力于确保文件在法律上具有可接收性与真实性。
法院愿意接收以传统信息处理方法与技术产生的文件，如书写、打印、照相复制与缩微胶片等，而对新技术（如数字图像技术、电子文献交换）产生和复制的文件，若要成为证据要受到更多的审查，因为缺乏这类标准及这类技术的有效使用方法。当使用电子系统时，部门必须特别提高警惕，以确保这些系统的可靠与准确，使它们产生的文件被法律所认可。
4.电子邮件规则
部门必须制定一套电子邮件管理规则，使消息的产生与接收在这个基本规则下运行。以下是部门规则的一个范例。
(1)执行公务
以电子邮件系统传送的公务通讯、重要事务应打印出来，并在有关的主题下归档或捕捉进电子文件保存系统中。
只为尚在进行中的公务保存拷贝，要删除这些资料必须遵守部门的有关规定。
不宜将所有的电子通讯保存在纸质文件归档系统中，只有那些由部门产生、接收的重要资料才可以以纸质形式归档。
作为信息寄发的文件不要打印归档。
(2)安全
决不能使用电子邮件系统传送任何秘密，如人事机密、商业与公务机密，设有恰当的控制手段的专为传运秘密的专用电子邮件系统才可传送这类文件。
确保口令在所有电子邮件系统中使用。
在任何情况下不应使用扫描签名，它容易被剪掉并贴在其它尚未签名的文件上，造成签名的假象。
管理人员与经批准的人可进入电子文件系统，但应防止未经批准的人进入该系统。使用电子邮件传送私人消息，应在电子邮件管理规则下谨慎执行。通过外部电子邮件系统，发表与公务无关的意见，应注明纯属个人意见而不代表部门。
5.捕获电子消息文件
随部门内部技术环境（软件与硬件结构）所提供的机会不同，有多种捕获电子消息文件的策略。捕获电子消息文件包含软件层（它特别适于开放系统环境）及消息通过的硬件组成部分的每个界面。由于技术环境影响决策，致使消息通过以下部位捕获：用户界面、应用软件的修改、操作系统、应用平台界面及共有归档系统的前端。
技术环境、部门环境也影响着电子消息的捕获点，它包含感性认识（如文件构成）责任分配、对产生文件的共同要求及对电子消息设备的了解。
捕获电子消息有许多可能的方法，它取决于技术与部门环境。对有不同公务要求的电子消息系统产生的同类型文件，必须加以辨认，使具有文件价值的电子消息归档。如有可能，则设置一个公务传递的识别系统。
目前，联邦当局正通过文件管理系统工作者寻求一套文件管理软件，以解决共享信息技术环境下，能支持政府对文件进行管理的全套措施。
6.电子消息文件的数据管理方法
可以通过以下措施确保由自动化系统产生的文件具有准确与可靠性。
(1)制定政策与程序限定信息系统的开发、维护与使用的正常进行；
(2)通过培训，让工作人员了解并执行政策与程序；
(3)尽快地将公务信息捕获进文件保存系统中；
(4)为确保系统产生的消息质量与可靠性，应制定恰当的系统控制；
(5)制定与实施系统审计路径，以检查谁进入了该系统，无论他是合法还是非法进入的；
(6)对系统作业实施常规测试时，自动化系统依靠系统校订与日常检验以检测数据的合法性与可靠性；
(7)通过一定手段检测并记录硬件、软件的可靠性；
(8)制定例行手续，限制恰当的人有存取与更新的特权，防止数据未经批准而被修改；
(9)通过对数据入口的系统程序，对输入、输出的准确性与时间性加以控制；
(10)在系统的设计、执行、维护与监督等方面，制定与保存广泛的系统记录；
(11)保留描述系统运行情况、数据来源、结构与目的的记录。
文件档案化对系统的有效管理是基本的，档案化的文件对部门的公务运行与社会，无论从长期或短期上都是关键的，由文件整理部门确定文件的保留与销毁，有利于将来对有价值文件的存取。对长期保留的文件应通过媒体更新、软件与硬件平台的迁移，确保电子消息文件的长期存取与可靠性。