一、住宅专项维修资金档案的概念和特点
（一）住宅专项维修资金档案的概念。《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》(建住房[1998]213号)、《住宅专项维修资金管理办法》（建设部、财政部165号令）均未对住宅专项维修资金档案有一个清晰、明确、统一的定义, 参考城建档案、房地产权属档案等概念，一般情况下，我们通常认为：住宅专项维修资金档案是住宅专项维修资金管理部门在商品住宅、售后公有住宅专项维修资金的交存、使用和监督管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的信息记录。
（二）住宅专项维修资金管理档案的特点。住宅专项维修资金档案具有依法性、动态性、整体性的特点。
1.依法性是住宅维修资金档案的根本特点。住宅维修资金的交存、使用和监督管理活动应当遵循相应的法律法规和规范性文件，住宅维修资金档案的有无、保管的好坏、记载的准确和全面与否等直接关系到住宅所有权人的合法权益以及政府部门依法行政的效能效率。
2.动态性是住宅维修资金档案的重要特点。住宅维修资金一般都会经历“首期交存—使用—续交—房屋所有权转让—房屋灭失结算返还所有权人”的动态过程,且除了首尾两个环节外，其余环节均具有无序性、可逆性和重复性，这也决定了住宅维修资金档案的不断更新和变动。
3.整体性是住宅维修资金档案的显著特点。住宅维修资金是专门用于住宅小区共用部分以及共用设施设备在其保修期满后进行维修和更新、改造的专项资金，它的使用是建立在“共用”这一基础上，这一特殊定义也决定了每一户住宅维修资金档案不是割裂的、独立的,它们因共同记载和反映某单元、某楼幢、某小区住宅维修资金的交存、使用、监督管理等活动而构成了一个密不可分的有机整体。
二、住宅专项维修资金档案管理的作用和意义
（一）住宅维修资金档案是辅助领导决策的重要依据。作为维修资金管理部门，可以通过整理和分析维修资金档案，掌握和调控维修资金的使用，进一步加强资源整合，完善管理模式，为政府研究出台物业管理相关政策法规，提升行政管理效能提供参谋辅助作用。
（二）住宅维修资金档案是化解物业管理矛盾纠纷的有效凭证。当前，物业管理矛盾纠纷日益突出，其中较为显著的就是住宅维修资金的管理与使用。只有加强和规范维修资金管理，健全完善维修资金档案，才能做到有备无患，更好地化解业主、物业之间的矛盾问题，维护业主的合法权益。
（三）住宅维修资金档案是打通服务群众最后一公里的关键基础。随着人民群众物质文化水平的日益提升，对政府部门的服务要求越来越高，住宅维修资金在管理和使用等方面精细化、规范化、便民化的趋势越来越明显。住宅维修资金档案能为企业、群众等各方群体提供精细、准确的查询服务，也为提升政务服务水平、打通服务群众最后一公里夯实基础。
三、当前湘潭市住宅专项维修资金档案的现状和短板
湘潭市住宅专项维修资金管理均起步较晚。2004年7月16日，湘潭市人民政府令第6号颁布《湘潭市物业专项维修资金管理办法》；同年8月成立“湘潭市物业专项维修资金管理中心”，为原市房地产管理局下属正科级事业单位，核定编制4人，住宅专项维修资金管理工作正式启动。2013年5月21日，经重新修订后，湘潭市人民政府令第1号颁布了《湘潭市城区住宅专项维修资金管理办法》，住宅专项维修资金管理逐渐步入制度化、规范化的轨道。截至目前，湘潭市城区累计归集住宅专项维修资金25.718亿元，覆盖27.7412万户、2993.96万平方米。但随着管理制度的日趋规范、管理范围的不断扩大、归集金额的大幅增长,住宅维修资金档案管理与应用的发展步伐没有及时跟上形势的迅疾变化，还存在诸多短板和不足，亟待认真细致研究，有针对性地予以改进和完善。
（一）思想理念相对滞后。当前我们正处于一个“信息爆炸”的年代，信息采集、传播的速度和规模达到空前的水平。而部分档案工作人员的信息意识淡漠，观念陈旧，抱残守缺，缺乏开拓与创新精神，以致于出现档案管理硬件日趋现代化与管理人员思想理念依然落后这一相互并存的不协调局面。
（二）管理标准尚未统一。缺乏统一、规范的住宅维修资金档案管理技术标准，是当前全国各地普遍存在的共性问题。档案资料的收集范围、归档要求、保管期限、分类标准、开发利用等方面操作不统一、不规范，导致档案信息资料的收集与整理水平较低，开发利用效率较低，一定程度上增加了管理难度，影响了住宅维修资金管理的科学化、信息化、数字化进程。
（三）专业队伍亟待充实。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆近年来，住宅维修资金管理的数字化、信息化水平越来越高，尤其是湘潭市今年上线运行新的“物业专项维修资金管理信息系统”，这就要求档案管理人员同时要具备更为专业的信息化管理知识及能力。而湘潭市住宅维修资金档案管理人员素质参差不齐，调整变动频繁，部分人员对专业知识缺乏全面、系统地学习，知识结构仍不完善，管理水平亟待提升。
（四）查询服务有待完善。随着政府职能的转变和档案事业的发展，要求档案管理部门改变服务手段落后、办事效率低下的传统模式，建立起手段先进、服务高效的现代化模式，多途径、多渠道、全天候地向民众提供档案资源服务。而以往住宅专项维修资金档案的利用服务基本停留在人工阶段，业主或相关部门查询仍以手工检索为主，且检索条件单一，往往只有业主姓名和小区楼栋号。档案信息资源的效能效率得不到应有体现，亟待加快推动档案数字化，实现档案信息在线查询。
（五）利用效率依然不高。湘潭住宅专项维修资金管理才经历十五个年头，目前正处于从传统管理向科学管理迈进的改革创新的转折关口。而其档案管理，特别是档案的开发利用还处于摸索阶段，受技术标准、专业力量、管理手段、服务水平等方面的制约，档案信息资源的应用范围还不广、整体利用率还不高。
四、加强和规范住宅专项维修资金档案管理及应用的对策和建议
（一）培养法治化思维。住宅专项维修资金档案管理是新兴的、专业性很强的档案管理门类，加强和规范住宅专项维修资金档案管理及应用，根本的、首要的任务，就是要培养法治化思维，切实加强法制管理。当前，在尚无专门的、明确的上位法的背景下，要以贯彻《档案法》《档案法实施办法》为基础，以落实《住宅专项维修资金管理办法》《湘潭市城区住宅专项维修资金管理办法》为先导，结合本地区、本行业特点，抓紧制定科学、合理、可行的住宅维修资金档案管理法规和规范性文件，从而完善档案管理制度，规范档案管理行为，明确各方法律责任，引导住宅专项维修资金档案管理工作走向法治化、健康化、可持续发展的道路。
（二）加强标准化管理。加强和规范住宅专项维修资金档案管理及应用，关键是要形成统一、科学、规范的管理形式，建立完善档案管理标准体系，确定管理原则、基本要求、机构职责、信息收集、档案分类、档案编号、电子文档建设流程、档案利用等要素。2017年，住房和城乡建设部制定《住宅专项维修资金管理信息系统技术规范》和《住宅专项维修资金管理基础信息数据标准》，目前湘潭市上线试运行的“物业专项维修资金管理信息系统”均严格落实两个行标要求，这也为我们实现住宅维修资金档案的标准化管理开拓了思路。信息数据是档案的重要组成部分，在统一信息数据技术规范的基础上，湘潭市物业专项维修资金管理中心制定了《档案管理工作方案》，重点对维修资金使用的历史档案进行重新整理，对每个维修项目进行精准列项，包括业务序号、业务宗号、维修内容、测量号、受益范围、核准、划转、自筹金额及竣工、批准时间等内容，建立检索目录，方便调阅与查询，在维修资金档案标准化、规范化、科学化管理方面进行了有益探索。
（三）锤炼专业化视角。档案管理和开发应用是一项技术含量高、知识密集型的工程，对相关管理人员的专业知识和业务能力要求高。为此，档案管理工作人员要清醒认识到新形势下档案工作的新趋势、新发展，坚持与时俱进，强化学习培训，不断学习档案学理论的新知识以及有关法律法规、计算机、外语等方面的知识，转变思想理念，掌握科学方法，锤炼专业化的视角，“用专业的人做专业的事”，才能适应新时代对档案工作者的新要求、新标准，为住宅维修资金管理工作注入强大的活力和动力，确保住宅维修资金档案管理的稳健实施和持续发展。
（四）善用信息化手段。要依托科技化、信息化手段，搭建信息化平台，打造数字化档案，高效完成住宅维修资金档案的收集、归档、分类、查询、利用等工作。一是档案数字化。要利用先进的扫描仪、数码相机等电子设备，将档案资料准确、完整地录入到信息管理系统当中，充分发挥计算机信息技术的先进功能，建立起系统的档案数据库。二是查询多元化。健全完善档案信息查询系统，提供多元化的查询方式，不仅包括产权人姓名、小区楼栋号，还应包括户籍身份、建筑年代、户型结构、缴存时间、有无使用等诸多条件，实现万能检索，做到便民利民。三是载体多样化。要打破传统的档案查询模式，不仅在维修资金管理部门的服务窗口可以进行档案的查询利用，而且要探索通过政府门户网站、网络客户端、手机APP等新形式予以实现，真正实现“让数据多跑路，让群众少跑腿”。四是统计精细化。要充分挖掘住宅专项维修资金档案的信息资源，通过信息管理系统强大的数据汇总和分析功能，实现数据统计的精细化、全面化，为政府参谋决策提供保障。经过两年多的基本功能开发、数据清理转换、功能检验测试，2019年7月29日湘潭市新研发的物业专项维修资金信息管理系统上线试运行，首次向27万余户业主派发了1.8亿元增值收益，在“湘潭住建”微信公众号中的“办事服务”中开通了“维修资金查询”功能，初步解决了广大业主关心、社会关注的维修资金信息公开和派息到户的热点问题，为打通服务群众“最后一公里”做出了积极努力。
【参考文献】
[1]武瑶《小议住宅专项维修资金档案的管理及开发利用》
[2]谢幼平《住宅专项维修资金档案的管理及应用研究》
[3]胡国平，乔建勤《我国住宅专项维修资金档案管理现状分析与建议》
[4]姜黎艳《如何规范化管理住宅专项维修资金的使用》
[5]沈扬《住宅专项维修资金档案的管理及开发利用》
[6] 建设部、财政部165号令《住宅专项维修资金管理办法》
[7] 湘潭市人民政府令第1号《湘潭市城区住宅专项维修资金管理办法》
论文作者:吴春波
论文发表刊物:《科学与技术》2019年第15期
论文发表时间:2019/12/12
标签：住宅论文; 资金论文; 档案论文; 专项论文; 湘潭市论文; 档案管理论文; 管理办法论文; 《科学与技术》2019年第15期论文;