完善全宗理论有建立文件全宗概念的必要吗？，本文主要内容关键词为：概念论文,理论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
摘要 改变全宗概念并建立文件全宗和档案全宗两个层次的全宗概念以完善全宗理论的做法，脱离了我国档案工作的实际。在坚持原有全宗概念的基础上，是能够完善全宗理论的。
关键词 全宗理论 文件全宗 档案全宗
中图法分类号 G272
全宗理论是关于档案整理工作的理论。我国的全宗理论是50年代初期从前苏联学习过来的，按照这一理论，全宗就是一个独立机关的全部档案；档案必须按全宗来整理：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。50年代后期随着各级国家综合档案馆的建立，全宗理论就已隐藏着危机，因为国家档案馆接收的只是机关具有长久保存价值部分的档案，并不是全部档案；尤其是80年代以来，随着国家专业档案馆的建立，一个机关的档案分别移交到综合档案馆和专业档案馆保存。原有的全宗理论已不完全适应现实状况，完善全宗理论已成为当务之急。
针对全宗理论与实际相脱节的状况，我国档案界对全宗概念进行了扩展和修改，认为“全宗是同一社会活动过程中的具有密切有机联系的档案文件整体”，[①]并将全宗分为文件全宗（也有人称为机关文件全宗）和档案全宗两种类型，且认为“档案全宗是由机关、组织或个人在社会活动中形成的具有经济、政治、科技、文化或历史研究价值的文件组成的，彼此存在着历史联系和逻辑联系的有机整体。”[②]这样，全宗理论的原理就是：“同一文件全宗的文件是一个相对独立的整体，应当实行综合管理；同一档案全宗的文件不能分散，不同档案全宗的文件不能混杂。”[③]应该说这种理论较之于原有的全宗理论有所进步，但是，它依然存在着不足：
第一，人为地硬性建立文件全宗概念不符合我国档案工作的实际。因为我国并不存在文件生命周期理论，我国的文件在办理完毕之后就被认为是档案了，其中有保存价值的就应该定期移交给机关的档案室。而在欧美国家，他们认为文件办理完毕之后，属于半现行文件，一般保存在文件中心，文件只有成了非现行文件，即具有永久保存价值的文件才能称为档案。此时这种文件应该保存在国家档案馆。也就是说，他们的档案概念与我国的档案概念是不同的，一个是从作用上去划分（文件成为非现行文件），一个是从形式上去划分（文件办理完毕）。正因为如此，他们认为国家档案馆保存的才是档案，而在我国，机关档案室保存的办理完毕的文件就被看作档案了。因此，对欧美国家来说，将全宗分为文件全宗和档案全宗是切实可行的，而对我国却不适合。如果机械地搬用文件全宗概念的话，那就脱离了我国档案工作的实际，否定了我国的机关档案室工作属于档案工作范畴。
第二，文件全宗与档案全宗两个层次的全宗概念的建立，有悖于我国的国家档案全宗原则与制度。国家档案全宗“是社会主义国家档案工作和档案学中通用的专业术语，也是社会主义国家档案管理的重要原则和制度”，[④]它的实质“是解决档案所有权和国家档案管理原则的问题”。[⑤]正因为我国机关的档案归国家所有，一个机关的全部档案才能实行集中统一管理，也正是有了机关档案集中到机关档案室统一管理作保证，国家档案馆的档案才有了固定的来源，所以说全宗“是‘国家档案全宗’的基本单位”。[⑥]我国的文件办理完毕即为档案这种档案观的确立为办理完毕的文件（即档案）实行集中统一管理提供了理论依据，这也是我国的档案学特色的体现。如果脱离实际将全宗分为两种类型而去完善全宗理论，这很显然有悖于国家档案全宗的原则和制度了。
第三，将全宗划分为文件全宗和档案全宗并不能真正完善全宗理论。因为“同一全宗的文件不能分散，不同档案全宗的文件不能混杂”，这对以接收机关文书档案为主的国家综合档案馆来说是可行的，但对国家专业档案馆来说则是不恰当的，因为国家专业档案馆即使存在着档案全宗的话，也不是将同一档案全宗的所有档案全部集中在一起排列的，而是将不同档案全宗的属于同一性质的档案集中在一起排放的。也就是说，国家专业档案馆的不同档案全宗的文件是分类排列、分散保存。
所以说，这种否定原有的全宗概念并建立文件全宗和档案全宗的做法，并不能从根本上解决全宗理论与实际不相符合的问题，既使全宗理论复杂化，又脱离了我国档案工作的实际。
全宗是芬特（俄语音译）中国化的结果。按照俄文解释，芬特“是‘基金’、‘总额’、‘总量’等。前苏联把‘芬特’用在档案工作上，则是指‘一定机关、团体、企业、部队或个人等在其活动中所形成档案材料的总合’。适合我国实际情况的‘全宗’，能表这‘芬特’的含义。‘宗’字本身即代表‘数’……如果把‘全’字与‘宗’字并为‘全宗’一词，它就代表‘总数’和‘总合’。另外，‘全宗’还有全部卷宗的含义……”[⑦]“现在档案界通常所说的‘全宗’是……一个机关的全部档案”。[⑧]因此，要完善和发展全宗理论就应该坚持全宗概念。
笔者认为，坚持原有的全宗概念，是能够完善全宗理论的。即：一个独立机关的档案必须按全宗构成者为单位来整理：同一全宗构成者的档案不能分散，不同全宗构成者的档案不能混杂。
第一，将原来的按全宗为单位进行整理改成按全宗构成者为单位来整理，是因为全宗是机关全宗的简称，指的是一个独立机关的全部档案，以全宗为单位实则是指以档案为单位，不妥，改为与全宗有着密不可分关系的全宗构成者这一概念更确切一些。
第二，同一全宗构成者的档案不能分散，我们不能绝对地去理解分散概念。分散是相对于集中而言的，是指一个全宗构成者的档案不应分散在文书处理部门和个人手中，至于有的机关对某些门类的档案实行分散保存统一管理的做法，并不属于分散范畴。
第三，一个机关的档案向两种不同类型的国家档案馆移交，这种因移交而造成的分散是由国家档案法规所规定的，因而是合法的、合理的，这种分散也就与全宗理论无关。
第四，对国家综合档案馆来说，由于接收的只是机关全部档案中的文书档案部分，所以，国家综合档案馆就可以继续依据文书档案的整理原则进行整理，即保持档案之间的历史联系，同一全宗构成者的档案不能分散，不同全宗构成者的档案不能混杂。而对国家专业档案馆来说，由于档案的专业性及由此而来的整理原则的不同，决定了国家专业档案馆可以对来源于不同全宗构成者的档案按照它们的性质进行分类、排列。但是，无论对国家综合档案馆还是国家专业档案馆来说，它们都体现了全宗理论的实质——来源联系这一点，只不过国家综合档案馆体现出的是来源原则的逻辑联系（有人称为广义来源原则或自由来源原则）。
第五，由于一个独立机关以及国家综合档案馆的档案是以全宗构成者并不是以全宗为单位来整理的，这样与全宗有关的诸如全宗号、全宗数、联合全宗、全宗汇集等概念就失去了存在的必要，可分别由全宗构成者号、全宗构成者数、全宗构成者联合档案、全宗构成者档案汇集取而代之（档案汇集这种补充形式并不受任何影响）；对于国家专业档案馆来说，由于其档案并不是按全宗构成者为单位来进行整理的，因而也就不存在上述问题。这样也就真正解决了全宗理论是否适用于科技档案管理的问题之争。
综上所述，完善全宗理论既要坚持原有的全宗概念，又要结合我国档案工作的实际。我们通常所说的全宗理论主要是针对机关的档案整理工作而言的，对国家档案馆并不完全适用。机关档案的集中统一管理及其向国家档案馆移交是国家档案全宗的原则和制度使然，与全宗理论的原理无关。但是，由于国家档案馆的档案是机关全宗的一个组成部分，因而都体现了全宗理论的实质——来源原则，这又是毫无疑问的。
注释：
① 何嘉荪、冯惠玲：《关于更新全宗概念的设想》，《档案学通讯》1988年第6期。
②③ 王英玮：《试论全宗理论研究中的若干问题》，《档案学通讯》1994年第5期。
④⑥ 吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第68、70页。
⑤ 《中国大百科全书档案学分册》，中国大百科全书出版社1993年版，第164页。
⑦ 胡明诚、高亚梅、张仲仁、陈远志：《论“芬特”改为“全宗”的必要》，《档案工作》1955年第5期。
⑧ 陈兆祦、和宝荣主编：《档案管理学基础》，中国人民大学出版社1986年版，第34页。
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