周小珠
广东中山火炬高技术产业开发区住房和城乡建设局
摘要：众所周知，在当前城市化进程不断加快下，建设工程的数量越来越多，针对工程建设的档案管理尤为重要，就目前而言，因为受到争夺因素所带来的影响，建设工程档案案卷质量存在众多问题，如果不及时处理与解决，则无法准确且有效的记录城市建设的发展与变迁。故此，在本文中主要分析了建筑工程档案案卷质量所存在的问题，并针对性的提出了解决对策。
关键词：建设工程；案卷；质量；问题；对策
0前言
从理论上分析，所谓的建设工程案案卷主要是指对工程文件材料进行整理的一种成果，其质量的好坏从本质上关系到了工程档案的科学应用。因为受到外部因素与内在环境所带来的影响，现阶段在处理过程中经常会出现这样或那样的问题，导致其质量不高，面对这种情况则需要从整体角度出发，多角度分析与探究，提出可行性建议与对策，真正实现档案管理的完善。
1、现阶段建设工程案案卷质量问题
毋庸置疑，在建设工程档案案卷质量中所涉及到的内容众多，包括了纸质质量、整理归档质量、内容质量，只有从根本上保证资料的齐全与完整，才能体现出真实性与准确性，特别是内容上如果存在错误，那么不仅给工程质量评定带来错误的结论，并且也会给日后的维修改建造成影响与制约。笔者经过归纳与总结，将现阶段建设工程案案卷质量问题改善为以下几点。
1.1 虚假现象严重
其资料缺乏真实性与准确性是目前最为常见的质量问题，并主要体现在三个方面，第一个方面是技术资料缺乏准确性，主要是因为部分资料员对工程技术要求不甚理解，在编制过程中只能简单的套改，这种情况下则无法从本质上保证技术资料的真实性。第二个方面则体现在表格填写方面，缺乏规范性，其原因同样，是因为部分资料员对其流程不甚理解，甚至不知道怎么填写表格，或对表格中的内容缺乏认识与理解，表格填写不符合规范要求。第三个方面则是人员流动性比较大，比如资料员经常更换，资料交接不及时，极易出现档案丢失的不良现象。第四个方面则是在工程竣工之后因为手续不完善，未做好验收工作，更谈不上档案移交，或者资料盖章存在问题，这一系列的因素均会对资料的准确性产生影响与制约。
1.2 文件整理未落实到位
在本文中所提到的文件主要是指因为部分问题没有进行整理就装订的文件，这些文件中较为常见的问题包括以下几点，第一是合格证模糊，要知道合格证的面积非常的小，甚至只有巴掌大小，如果不给于裱糊是无法做好装订的，且在裱糊合格证的时候，如果纸张太薄是不符合要求的，甚至还有诸多单位将涂有文字与图表的纸张作为底纸。第二是需要采用A4纸张，只有如此才能从根本上保证其文件的整齐与美观，假如应用涂有文字、图表的纸张极易导致视觉混乱，甚至还会编错页码。第三是部分页面排字比较满，但是却在其它位置出现少量的留白，对此这种情况下往往会在后期的装订中对内容的全面性产生影响。
1.3 文件页码漏编发生
文件页码发生漏编同样是当前比较严重的问题，有的时候因为页面的规格不符合标准，编页码的时候没有去钉，页码在左下角与右下角，但是对于掺杂在中间的页码往往会被忽略，从而出现漏记的现象。除此之外，因为粗心或者不仔细，对内容缺乏理解，从而漏掉了背面，没有做好编码处理。
1.4 目录填写不符合要求
军内目录填写不符合要求与标准的现象层出不穷，并表现为多个方面，第一是文件题名书写缺乏规范性，比如出现文件题名简写，没有将全称写入其中。第二日期栏填写的是文件的形成日期，但是不可否认的一点是因为部分文件的形成日期有一定的时间跨度，但是却无法在日期栏中加以体现。第三一份文件有着多个责任者的时候并没有严格按照要求选择两位主要责任者，而是随便填写一个责任者敷衍了事。
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1.5 案件提题名缺乏准确性
无论从宏观角度还是微观角度分析，均可以清楚的了解到，案卷题名是案卷的主要名字，是帮助人们查阅资料与线索的关键所在，其中根据《建设工程文件归档整理规范》可以清楚的了解到，案卷题名要具有简单性，可以将卷内文件的内容加以揭示，如果案卷题目不准确那么则对查准率等有所影响。就目前而言，在按键题名上所存在的问题包括两点，第一是卷内文件内容没有得以体现，第二是工程名称不准确。
2、新时期建设工程案案卷质量问题的解决对策
2.1 构建完善的规章制度
制度是基础，也是保障，是有效提升建设工程案案卷质量的载体，积极构建完善的规章制度是当前的关键所在，需要从多个部门出发，加以协调与处理。对于监理单位而言要构建各项管理制度，尤其是在对工程质量加以监督的时候要积极做好档案准确性的监督与检查，对每一道工序、每一份档案均要严格把关，这样才能从本质上保证工程档案的真实性，但是需要注意到的一点是，其前提是要保证资料的同步编制；对于施工单位而言，则需要构建档案室，做好档案资料的收集工作，并要保证工程与档案同步进行，必要的时候还需要构建档案预立卷制度，增强资料员的综合素养；对于档案管理部门则需要制定跟踪与监督制度，要不断提高档案管理人员的综合素养，如果发现不规范的现象需要及时处理与解决。
2.2 提升档案管理人员的专业知识水平
为从本质上解决建设工程案案卷质量问题，那么则要不断提高档案管理人员的专业水平，尤其是要从工程建设与档案管理两个方面出发。因为建设工程档案出现在各个环节与程序之中，假如档案管理人员缺乏工程建设知识，那么立卷归档以及卷内文件的排列是无法满足基本要求的，甚至在页号编排、卷内目录填写方面不符合规章制度。还有一点，如果档案管理人员自身的档案管理知识不足，在后期档案管理中无法保证各项档案的有序与有效。
2.3 提升档案管理者的责任心与耐心
严格意义上分析，在建设工程档案中所涉及到的内容众多，从组织案卷到文件排列，再到案卷题名、页码编写等，其工作具有复杂性，积极提高档案管理者人员的耐心与责任心成为了目前的关键所在。其中单位可以做好考核工作，或开展有效的培训，在潜移默化中提升档案管理人员的责任心。与此同时，每一位档案管理人员均需要从自身做起，要加强认识与了解，自觉学习知识，自觉培养综合素养，树立正确的价值观念，不断改进、不断强化。
2.4 改进工作方法
积极改进档案管理的方法是当前提高案卷质量的重要手段与方式，其中档案管理人员需要做好介入工作，要提前做好收集工作，严格按照相应的标准进行。另外在施工中还需要进行跟踪监督，在档案验收的时候保证其严谨性，针对性的构建信誉档案，提高档案资料的真实性。
3结语：
综上所述，现如今城市化进程不断加快，积极做好城建档案至关重要，其中建设工程档案是其中不可或缺的一部分，对城市建筑物的建设以及后期的维修均起到良好的作用，此外，案卷质量的好坏也关系到了档案的整体利用，在新时期进一步分析案卷质量问题，针对性的提出相应的解决对策成为了目前的关键所在，这也是城建档案者的主要责任。
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[5]建设工程质量与工程档案管理存在的关联性探索[J]. 程江,吴成. 化工管理. 2017(23)
论文作者:周小珠
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第12期
论文发表时间:2019/9/19
标签：案卷论文; 档案论文; 建设工程论文; 文件论文; 质量论文; 管理人员论文; 档案管理论文; 《中国西部科技》2019年第12期论文;