江夏区环境保护局 湖北武汉 430200
摘要：档案行业的主要工作内容是各种档案的分类，管理，保存和检索。在大数据快速发展的背景下，文件管理工作变得更加复杂和困难。随着科技的不断进步与发展，电子档案的出现解决了传统的档案管理工作出现的许多难题，随着数据的不断增多，传统档案管理带来更多的文件生成和管理，大大增加了文件管理的难度，以及如何有效地解决文件管理的难题。这是一个一直困扰文件管理人员的难题。本文简要分析了文件管理工作中存在的问题，并对这些问题提出了一些建议，希望对文件管理行业的发展有所帮助。
关键词：电子档案 发展趋势 大数据
近年来，随着互联网的快速发展，中国的大数据技术也在迅速发展，各种使用大数据的技术也越来越成熟。大数据技术应用程序在文件管理工作中也在增加。 大数据技术的出现极大地改善了文件管理工作，但由于大数据时间短，在实际应用中仍存在一些问题，带来了许多困难。本文对电子档案的发展趋势进行了简单的分析，希望对电子档案的发展能够有一些帮助。
一、大数据的定义
在现代社会中，由于大数据出现得更早，因此没有完整而清晰的概念，但大数据具有简单的识别。 大数据是一组数据，包括在一段时间内存储和分析收集的数据的能力。这表明大数据的数据标准没有定义，随着技术的发展，它将随着时间的推移而不断增加。 企业掌握的大数据技术规模没有明显的定义，这表明每个企业所拥有的大数据技术并不相同。 这是因为大数据仍处于开发阶段，并且具有大量应用空间。 大数据的应用不仅仅是收集数据，执行简单的处理和分析处理，还需要专业的信息处理和处理才能真正利用大数据。由于大数据刚刚出现，人们对大数据有各种各样的理解和看法。 然而，有许多学者一致认可的三个特征，即数据存储的急剧增加； 数据的来源多样化； 数据增长速度加快。 当数据存储量急剧增加时，大数据最明显的特征之一就是传统的“MB，GB”无法满足大数据的存储需求。 它通常以“TB”开头，因为数据是从各种来源生成的，并生成更多数据。 另一个特点是数据源的多样化，因为现代社会是一个信息社会，人们的日常活动产生了大量的信息。 信息多种多样，包括文本，图像，音频和视频，大数据技术的出现使其易于利用。 正符合着社会的需要。 最后一个特征是数据快速增长。如果公司可以使用这些数据，那么对企业的管理决策来说非常重要。
二、电子档案建设的趋势与措施
2.1电子档案的建设目标
随着社会科技的不断发展，电子档案有了很快的发展而传统档案的管理以及保存都有着很大的不便之处。电子档案的发展是以科学技术为基础的，可以将传统的纸质档案利用相关的技术转化成电子信息进行管理，这样方便了信息的管理与保存，另外，电子档案是将一些系统中的数据独立出来进行保存，这样能够有用的信息进行长期的保存，也同样的方便了这些信息的管理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.2电子档案建设环境的功能设计
电子档案的环境设计也有着一定的要求，这是为了方便电子档案的管理与保存，理想中的电子档案环境是有着积累、捕获、迁移、鉴定、管理、归档、查询、加载、展现、应用等一系列功能的平台。电子档案的出现要求能够利用影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术实现对数据的收集整理以及分类，最重要的是要求确保数据的准确性、安全性与完整性以及有效性。另外在对电子档案进行管理时也要确保相关数据的记录，根据有关的电子档案管理规定，需要对有关电子档案的借阅、接收、保管、迁移、移交等工作进行记录，保证电子档案的完整性及准确性等。需要对电子档案保持整个流程的管理与监控并且能够实现后台数据的记录。利用流程化的产品进行电子档案的管理同时也方便了电子档案的后期维护工作。相关的电子档案管理人员需要对电子档案的流程进行充分的了解，能够利用平台熟练的进行电子档案的管理。
2.3提高档案管理工作人员能力
与大数据下的文件管理相比，传统的文件管理有一个明确的类别，很容易进行归纳工作，但在大数据的背景下，文件的生成和档案中包含的信息量非常大，这对档案管理员提出了更高的要求， 并要求文件管理员具有更高的区分和区分信息的能力。大数据的出现对传统的文件管理概念产生了巨大影响。随着大数据的广泛应用，如果文件按照以前的管理理念进行管理，将浪费时间并为员工带来大量的工作。 在这种情况下，文件管理员必须转变他们的个人想法，努力学习与大数据相关的知识，以适应社会的发展并提高他们的个人文件管理能力。 另外，在招聘人才的过程中，企业应招聘一些了解数据库应用的技术人才，以提高档案管理的效率，适应时代的发展。 最后，公司还可以为员工提供学习和了解大数据的机会，并让员工访问大数据。并且在文件管理中学习的数据库知识的应用可以促进文件管理的发展。
2.4加强电子档案安全管理
随着科技的不断发展，人们对于大数据的利用也越来越多，虽然利用大数据以及互联网可以有效的提高对于电子档案的管理，但是同样的有利就有弊，大数据到来优势的同时也同样的带来了一些安全问题。例如，一些通过互联网进入公司的犯罪分子将获得一些机密文件，这将导致文件管理中的个人信息和其他机密信息。 泄漏将对业务发展产生不良影响甚至危害社会。为此，在文件管理中，加强文件保护和降低文件管理风险非常重要。首先，企业应加强对文件管理网络环境的保护和监督。 其次，企业应注意为这些管理投入一些资金，加强网络安全建设，保障文件安全。
三、结束语
总而言之，在这个阶段，社会已进入大数据时代。 另外，传统的文件管理工作存在许多问题，也阻碍了文件管理效率的提高，这些问题迫切需要解决。为此，文件管理工作要顺应时代潮流，充分利用大数据，增强文件管理人员的工作能力和专业素质，解决当前的档案管理问题。减少文件管理中的人力和物力资源浪费非常重要。电子档案的发展已经有了很大的进步，但是为了能够促进电子档案的成熟还需要我们进行持续不懈的努力。
参考文献：
[1] 冯兴兰. 浅谈大数据时代下的档案管理信息化[J]. 菏泽学院学报， 2016， 38（3）
[2] 王学娟， 杨阳， 闫桂莲. 浅谈大数据时代下承德高校电子档案管理存在的问题和对策[J]. 承德医学院学报， 2016， 33（6）
论文作者:张玉梅
论文发表刊物:《建筑模拟》2019年第12期
论文发表时间:2019/5/27
标签：数据论文; 档案论文; 电子论文; 文件管理论文; 文件论文; 技术论文; 档案管理论文; 《建筑模拟》2019年第12期论文;