有拓展才能有发展——档案部门开展现行公开文件利用服务工作座谈会辑要，本文主要内容关键词为：能有论文,工作座谈会论文,部门论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
开展已公开的现行文件利用服务工作是对档案馆功能的拓展和对档案工作的“创新”，是档案部门贯彻“三个代表”思想的重要举措，代表着我国政府部门职能发展的正确方向。
中国人民大学副校长冯惠玲教授几年前就努力推动现行公开文件利用工作，她在发言中指出，档案部门开展现行公开文件利用工作不但利民、利政、利档，而且也合理、合法。
她说，文件从本质上说由社会所有，只不过是由于政治、社会等方面的原因需要在一定时期有封闭性，但是随着时代的发展，必然会有越来越多的文件要面向公众。在现代社会里，公众需要知道国家有什么规定，自己有什么权益，能做什么，不能做什么。此外，老百姓还要了解国家发展建设的方针、政策，要了解国家在做什么，政府在做什么。这些信息都要在文件中体现出来。我们把可以公开的文件集中起来，向人民公开，使人们知情、知政，这是利民的，是档案部门代表广大人民群众利益的重要举措，是落实“三个代表”思想的重要体现。
现在推行政务公开，最重要的是文件公开。政府开的会不可能谁都可以去听，但是会议的成果——文件却可以让大家知道。现在所说的电子政务实际上主要指的也就是电子文件，政务流主要就是文件流、信息流；改革开放需要我们与国际接轨，需要有一个更加开放的心态。加入WTO后，我们的许多方针政策性的规定不但要向中国的公民开放，而且也必须向外国公民开放，因此，提供现行文件利用也是对改革开放的有力支持；人们开始利用现行文件的时候，一般都是利用与自己有关的文件，但是随着时代的发展，人们会越来越多地利用其他方面的文件，如市政、建设、管理方面的文件，开始参政，并对政府进行监督。从这一意义上说，提供现行文件的利用，是利政的。
提供现行公开文件利用服务也是利档的。和前些年利用高峰时期相比，现在的档案利用率有所下降，这也许与我们利用服务工作的内容有关。过去我们比较多地注意了为政府服务，为民众服务总有一段距离。现在，档案部门开展现行公开文件利用服务工作将我们的职能引向了文件领域，使我们的服务更加接近民众和现实，使我们的职业得到社会的认可，从而会进一步夯实我们职业的社会根基，促进档案事业发展。
中国人民大学档案系主任赵国俊教授长期从事档案学和行政管理学教学和科研工作，他在发言中指出，深圳、昌平和常熟的档案部门直接向社会提供文件信息服务的做法是值得肯定的。档案部门直接向社会提供可以公开的文件信息服务是对档案工作的创新，这种创新不仅表现在档案工作范围的扩大、内容的扩展，更重要的是它代表了我国政府部门职能发展的方向。其表现有三：(1)在我国社会主义市场经济蓬勃发展，特别是我国“入世”在即的情况下，政府职能发展的方向一是要以服务导向代替政府中心主义的绝对管制，二是要以间接调控为主的政企模式代替直接控制、直接经营的旧模式。而这两个方面的客观要求都与信息提供有关。政府部门的角色将主要是信息服务的提供者，它的各项具体职能将更加明确地表现为信息的收集、加工、处理、传递、存贮。(2)我国一旦“入世”，就必须恪守“透明度原则”，加大政务公开力度，对外贸易的各项法律、法规、行政规章、司法判决，政府之间或政府机构之间签署的影响国际贸易政策的现行协定和条约都要迅速公布。(3)随着市场经济体制的不断完善，我国宪法所体现的维护公民监督权、知情权和其他合法权益的精神，将在各项相关法律法规中得到更具体、有形的体现，政府对社会所需信息的采集、发布等行为都将被“法”约束，信息处理、信息管理将成为政府部门的法定职能。同时，社会各有关方面，为维护法定权益，将产生更加广泛的信息需求，在法律的保护下，他们将要求政府规范而集中地开放信息，有效提供更具权威性、系统性和时效性的信息。
面对这样的变化和发展，政府部门应真正了解社会各方面的信息需求，打开尽可能多的窗口，以一切有效方式，向社会提供更加集中、规范、权威、系统和有效的信息。档案部门作为政府专司信息资源管理的主要部门，面对着进一步优化馆（室）藏结构的客观需求，应当甚至必须“越”一次位，有责任有义务在政府职能发展过程中，发挥“信息总汇”之所长，积极为政府职能发展做出贡献。
北京市档案局副局长姜之茂一直关注现行文件的利用工作。他在发言中指出，档案部门开展现行公开文件阅览工作，是维护公民民主权利，建设民主与法制国家的需要，也是维护公民个人发展权利，服务其科学研究和文艺创作的需要。我国《宪法》规定：“一切国家机关和国家工作人员必须依靠人民的支持，经常保持同人民的密切联系，倾听人民的意见和建议，接受人民的监督，努力为人民服务。”要使《宪法》的规定真正落到实处，保证人民群众有效行使决策权、管理权和监督权，首先的一个条件就是要确保人民群众的知情权，现行公开文件利用工作是确保人民群众知情权的一个重要方面。
我国《宪法》还规定：“中华人民共和国公民有进行科学研究、文学艺术创作和其他文化活动的自由。国家对于从事教育、科学、技术、文学、艺术和其他文化事业的公民的有益于人民的创造性工作，给予鼓励和帮助。”无论是科学研究，还是文艺创作，以及其他创造性的活动，都必须掌握丰富的第一手材料，都离不开对档案和档案的前身——现行文件的直接和间接的利用。
姜之茂在发言中认为，档案部门开展现行文件利用工作也是化解社会矛盾，维护安定团结的需要。随着改革开放的深入和经济关系的调整，经济和社会生活中出现了不少新情况和新变化，其中一些涉及群众切身利益的矛盾比较突出。要化解这些矛盾，在做好思想政治工作的同时，还要运用经济、行政和法律手段。而目前妨碍社会矛盾化解的突出梗阻之一是法规政策性信息和查考凭证性信息流通不畅。开展现行公开文件利用工作，就能把一些法规政策和反映事实真相的档案材料交给群众，许多纠纷可以避免，许多矛盾可以化解在萌芽状态。
济南市档案局办公室主任张建中在发言中认为，档案部门开展现行文件利用工作是事半功倍的好事。一般说来，现行文件在其形成之后的前5年利用率最高，以后逐年递减。但这个时期，现行文件却散存在各个部门，老百姓很难找到和看到。要让老百姓更加方便地了解党和政府的有关方针和政策，把老百姓特别需要的现行文件更加方便地送到老百姓的手里，最合适的部门就是档案部门。
最近，济南市档案馆建立了“现行公开文件阅览室”，市委、市政府两办专门发了文件，仅一周多时间，我们就收集了市直60多个单位去年以来的近千份与社会生活关系密切的文件。经过初步整理、编目，已经具备了对社会开放的条件。济南市能够在短时间内建成“现行文件阅览室”，原因是多方面的。其中最重要的一个就是，我们建立的“现行文件阅览室”在党和政府同人民群众之间架起一座沟通信息的桥梁。通过这座桥梁，能够把党和政府同人民群众之间的关系拉得更近，让“三个代表”的思想和十五届六中全会的精神落到实处，树立起党和政府一切为人民利益着想的新形象。因而建立“现行文件阅览室”的建议一提出，立即得到市委、市政府领导的重视和支持。
北京市昌平区档案局局长丁朝胜在介绍2001年5月8日“昌平区现行公开文件阅览室”成立以来的情况时说，昌平区档案馆开展现行公开文件利用工作以来，得到了社会各界的积极响应。目前来借阅文件的人数呈逐月增加的趋势，借阅文件的内容涉及房改、优抚和社会劳动保障等方方面面。通过一段时间的实践，群众普遍认为政府的许多政策虽听说过，但吃不准、摸不透，而通过查阅现行文件，心里有底了，及时解决了一些后顾之忧或模糊认识，从而提高了法律意识，避免了在社会生活中出现违法行为，学会了用法律武器捍卫自己的权利。档案部门开展现行文件利用服务工作确实是一件利国利民之举。
江苏省常熟市档案局局长陈兴元在介绍2001年4月“常熟市文件资料服务中心”成立以来的情况时说，该中心正式成立以来，得到了社会各界的普遍关注和热烈响应，感到该中心的成立架起了党和政府同广大人民群众之间联系的桥梁。“文件中心”成立以来，各机关、企业事业单位、社会各界特别是私营业主、外商为投资兴业、解决实际需要前来查阅咨询，从中获取信息，掌握政策法规，维护自己的权益。“文件中心”已经成为政府服务社会、服务群众的一个窗口，对于促进机关职能的转变，促进政务公开和各机关单位自觉地接受社会监督有着积极的意义。
档案部门开展现行公开文件利用服务工作完全符合我国档案学的基本理论，可以在现有档案学基本理论的指导下进行；这项工作也符合我国有关法律、法规的规定，开展这项工作是合理、合法的。
深圳市档案局副局长李国庆指出，档案部门开展现行公开文件利用服务工作涉及到我国档案学中的三个基本理论问题：第一个是档案形成及文件生命周期理论。档案由文件转化而来，文件办理完毕，经过鉴定选择、整理组合、归档后形成档案，文件是档案的前身、基础、要素。80年代以后，我国档案界吸收外国文件生命周期的思想，提出了“文件运动周期”的理论，并将文件的运动过程分为四个阶段：制作阶段、现实使用阶段、智时保存阶段和永久保存阶段（移交进馆保存）。这两个理论都十分清楚地说明，档案的本质是文件，文件、档案只是文件整个生命运动过程中的两个不同阶段，管理档案实质是管理文件，利用档案实质是利用文件。现行公开文件的利用，实际上是对档案利用的延伸和前移。
第二个理论是档案价值及其实现规律理论。一般公认档案具有两大基本价值：凭证依据价值和咨询参考价值。无论何种价值，社会都希望能尽快地转化为现实的价值。近年来我国档案学界对档案价值的实现规律作了一系列有成效的研究，归纳总结出档案价值扩展律、档案机密程度递减律、档案科学作用递增律、档案价值时效律等。其中档案价值扩展律指出，档案文件的价值随着时间的推移，会不断扩大和发展，档案文件的作用由第一价值向第二价值过渡。在我国，这一过渡首先要通过机关、单位向档案馆移交档案（一般需经历10-20年），然后待其形成期满30年后向社会开放，实现真正意义上的价值扩展。
档案价值时效律与档案价值扩展律刚好相反。其含义是：档案文件的利用价值并非完全都是随着时间的推移而增大，相反有许多文件的利用价值往往随着时间的推移而缩小甚至消失。以此理论为指导，档案部门应该不失时机地开发档案信息资源，积极开展利用工作，充分发挥其对国家、社会和对维护人民群众利益的重要作用。
第三个理论是档案文件的利用与保密理论。档案界已经形成的共识是：档案文件保存的目的是利用；某些档案文件含有一定的机密，在利用时要注意保密；档案文件的保密有时间性，超过一定时限就要降密、解密，向社会开放；档案文件的保密对象有一定范围，并非对所有人都要保密。
根据这些共识和理论，可以得到两点启发：第一，某些档案文件有机密，并非所有文件都有机密，凡是非涉密的现行文件应该可以随时向社会公开提供利用。第二，对涉密的现行文件，可以针对其特定的时限和对象范围，在提供利用的程序、方式和深度方面加以限定，而不是不予提供利用。
中国人民大学档案学院教师黄霄羽认为，档案部门组织开展现行文件的利用应当说具有充分的理论基础。这一理论根据可以从中外盛行的“文件生命周期理论”中去寻找。尽管目前我国有的学者对文件生命周期理论的适用性持有不同意见，但这一理论对文件运动过程和发展规律的科学揭示已经成为中外档案界的共识。文件生命周期理论的核心思想是从比较宏观的角度要求文件从机关形成直至最终进馆都得到全面有效的控制。这种有效控制既包括有效的保管，又包括有效的利用。从某种意义上说，有效的利用比有效的保管更为重要，因为利用才是保管的最终目的。各阶段文件的内在联系决定了档案部门必须对机关的现行文件进行前端控制，这种控制不仅要求档案部门从管理的角度应确保现行文件符合进馆档案的质量要求，而且要求档案部门从利用的角度去考虑现行文件的提供利用，使它们及早发挥作用。
国家档案局政策法规研究司司长郭嗣平认为，档案部门开展现行文件利用工作，不但是合理的，而且也是合法的。郭嗣平引用了《立法法》的规定指出：2000年7月1日实施的《在中华人民共和国立法法》规定，“法律签署公布后，及时在全国人民代表大会常务委员会公报和在全国范围内发行的报纸上刊登”；“行政法规签署公布后，及时在国务院公报和在全国范围内发行的报纸上刊登”；“地方性法规、自治区的自治条例和单行条例公布后，及时在本级人民代表大会常务委员会公报和在本行政区域范围内发行的报纸上刊登”；“部门规章签署公布后，及时在国务院公报或者部门公报和在全国范围内发行的报纸上刊登”；“地方政府规章签署公布后，及时在本级人民政府公报和在本行政区域范围内发行的报纸上刊登”。《立法法》的这些规定，非常明确地指出，各类应当让大家执行或周知的规定、办法等，一定要公之于天下。档案部门开展现行文件利用工作正是这些规定、办法等文件公布的一种形式。
要更好地开展现行文件利用服务工作，无论是在档案学理论上，还是在档案工作方式、方法上都应该做一些适当的调整。
李国庆在发言中指出，现行公开文件利用服务工作成为档案部门的一项工作以后，以往的档案工作理论和方式都要做一些适当的调整：一是要修正档案价值实现规律的理论。首先的一个方面是加强档案价值时效律的论述，充分论述现行、半现行文件利用价值的内容；另一方面对档案价值扩展律的适用范围加以限定，明确表述为一部分而不是所有文件的价值都随着时间的推移而扩大和发展，以免以偏概全，发生歧义和误导。因为，按照价值扩展律，档案实现由第一价值向第二价值过渡，一般要经历30年左右的时间，以此理论来指导所有档案文件的提供利用工作，将有一大批时效性较强的文件，无法及时得到利用，难以尽快发挥社会效益。二是突破长期来文件管理和档案管理两张皮，互相脱节的管理模式，建立文档一体化管理机制。
为此，在理论上，要确立文档一体化管理的理念，并构建符合文件、档案形成规律和科学管理、有效利用需要的理论体系，走出传统狭义的档案文件概念，形成、确立新型的广义档案信息概念；在操作上，制订文件、档案一体化管理的工作流程，加强相关的业务指导和推广、监督；在体制上，完善建立统一的文件管理机构，赋予档案局统管文件管理和档案管理工作的职能，有条件的地方可以建立统一管理文件的机构——文件中心；在法律上，明文规定文件、档案一体化管理的原则，增补对文件不同阶段管理利用的规定。
冯惠玲教授在发言中指出，开展现行文件的提供利用，其他国家不是由档案部门来搞的。但中国与国外的情况不同，中国有世界上最完备的档案管理体系，中国档案部门有能力搞好这件事。档案部门要搞好现行文件的利用工作，要解决的第一个问题就是法规问题。现行文件利用工作是一项政策性非常强的工作，需要有有关政策配套，需要有各方面的保障机制。现行文件中除了含有国家机密之外，还含有大量的个人隐私。保护个人隐私是一个非常重要的问题，搞不好，会有负面作用。其次是要搞好与文件形成部门之间的协调。现行文件无论是国家的还是企业事业单位的，在一段时间内，能不能开放，形成单位都要有很大的决定权。因此要搞好这项工作必须有有关部门的协调与合作，并且也必须取得主要领导人的支持。第三，开展现行公开文件利用工作要注意我们的方法和步骤。在日本，各个地方百分之百地进行了现行文件开放之后，总理府才开始现行文件开放工作。其他国家也有不少是从下向上推动的。我们应该顺着由浅入深、由窄变宽、由地方到中央这样的步骤来循序进行，并且一定要尊重客观条件，不要“刮风”。
姜之茂在发言中指出，档案部门开展现行文件利用工作必须依法有序地进行，并且可以尝试进行以下工作：(1)档案室直接接待来自本机关以外的利用者。机关档案室是机关工作组成部分，主要满足本机关对档案的利用，但其中有些文件是完全可以向社会公开的。(2)在政务公开、政务信息化建设中有所作为。政务公开在许多地方已经开始推行。当前，信息技术的飞速发展极大地推动了这项工作，建设“电子政府”，实现政务信息化便成为进一步转化政府工作方式的有效手段。(3)以区域性中心档案馆为龙头，整合档案信息资源，组建政务信息中心。
标签：政府信息公开条例论文; 企业档案工作规范论文; 社会管理论文; 信息公开论文; 工作管理论文; 时政论文;