数字档案馆认识中存在的若干误区，本文主要内容关键词为：档案馆论文,误区论文,数字论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
数字档案馆作为一种新生事物，人们对它的认识有一个逐步深入的过程。在这个过程中，产生一些错误的认识在所难免。问题在于，如果对这些错误的认识听之任之，不加以剖析更正，那么就有可能干扰数字档案馆的建设，甚至使数字档案馆的建设迷失方向，走上弯路。
目前，有关数字档案馆认识中存在的误区，主要表现在以下几方面：
1.认为数字档案馆将完全取代传统档案馆。持这种观点的人认为，数字档案馆是社会发展到数字化时代的新型档案馆，无论是在管理理念还是在管理技术方法上都比传统档案馆先进得多，特别是传统档案馆在面对当今大量新生事物、新兴科技的挑战，出现了许多难以解决的问题，如电子政务和办公自动化环境下产生的大量电子文件的接收、管理、检索、利用问题，在网络环境下社会对档案信息的传播、接收方式的改变以及对档案信息需求的增加问题等等，使得以保存管理纸质档案为主的传统档案馆不能再用原来的方法、技术去应对解决这些问题，已难以适应社会发展的需要。在这种情况下，他们认为传统档案馆已无用武之地，因而将全部希望寄托于数字档案馆，断言传统档案馆必将为数字档案馆所取代。其实，即使在数字化时代，数字档案馆只是逐步取代传统档案馆的中心地位成为未来档案馆的主体，但这并不意味着能够完全取代传统档案馆。因为一则数字档案馆的建设需要大量的资金和人力、物力的投入，以我国目前的国力，在今后相当长时期内，有限的经费和技术也只能用以改善传统档案馆的办馆条件，特别是在经济欠发达地区。因此，要将传统档案馆全部建设成为数字档案馆，既不现实也没有必要。二则即使传统档案馆的全部馆藏都实现了数字化转换（事实上是不可能也没有必要），但作为一种原始证据仍需要依赖传统档案馆得到妥善保存，特别是年代久远的传统档案更为显得珍贵。三则从用户的角度来看，有的用户计算机操作能力不强甚至根本不会操作，对他们而言，传统档案馆仍是其现实的选择；有的用户因经济能力有限，无法购置计算机设备和支付上网通讯费用等，也制约了其对数字档案馆的使用；有的用户因长期养成的阅读习惯和阅读心理，对传统载体的档案更情有独钟，他们仍然更乐于去传统档案馆翻阅档案原件，正如尽管有了电视的现场直播，球赛、音乐会的观众席仍坐满了如痴如狂的观众一样。四则传统档案馆不仅仅是档案的保管查阅场所，它还是学术交流、人际交往、咨询获取的社会交流场所，它凝聚了人的思想感情，较数字档案馆更具人情味，更能满足人们心理上渴望面对面交往的需求；甚至有的社会公众只是为了休闲的目的而来到传统档案馆，看看自己感兴趣的东西，或就是为了参观一下而已。可见，传统档案馆所具有的人文和历史的精神，是数字档案馆不可能具备的，传统档案馆作为一种社会文化设施将永远存在。可以相信，在21世纪，传统档案馆、电子档案馆、数字档案馆、虚拟档案馆等多种形态的档案馆都将并驾齐驱，得到和谐的共存。
2.认为数字档案馆和传统档案馆无关。持这种观点的人认为，数字档案馆是个信息空间的概念，是以数字化档案信息的管理与利用为对象的完全脱离了传统档案馆的新兴事物，因而，数字档案馆的建设是社会有关部门的事，与己关系不大。显然，他们将数字档案馆等同于虚拟档案馆（广义的数字档案馆），因为“虚拟档案馆是一种假设的、虚构的、无形的网络空间，强调的是利用电子网络远程获取档案文献信息的一种方式。可以说，虚拟档案馆是指在各个数字档案馆之间最大限度的链接状态下所实现的超大规模的资源共享空间。它是虚拟的，是以整个网络空间中的数字档案馆为支持的。而数字档案馆所实现的只是本馆的以及在一定范围内通过本馆进行链接的相关单位的档案文献信息的共享。”（注：石珂：《数字档案馆建设过程中面临的问题》，《档案管理》2003年第2期。）可见，在档案馆形态的发展演变过程中，没有传统档案馆，就不可能有数字档案馆（包括前期的电子档案馆），没有数字档案馆，就不可能建成虚拟档案馆，如此，虚拟档案馆的建设最终仍要以传统档案馆作为基础，但如果将这一发展链（传统档案馆——电子档案馆——数字档案馆——虚拟档案馆）加以人为割裂，则势必认为虚拟档案馆和传统档案馆没有多大联系，这种观点无疑是错误的。因为即便是虚拟档案馆这种“以‘有序的信息空间和开放的信息环境’为特征的完整意义上的数字档案馆，很可能起步于、依托于现有实体档案馆的馆藏数字化以及不同数字化馆藏节点的连接。”（注：冯惠玲主编：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社2001年版，第23页。）
3.认为数字档案馆就是传统档案馆的馆藏数字化。持这种观点的人认为，传统档案馆的馆藏经过数字化处理就是数字档案馆了。的确，数字档案馆的建设是以传统档案馆的馆藏档案数字化为基础的，馆藏档案资源的数字化是数字档案馆的重要的基本特征之一，但“馆藏档案经过数字化并非是数字档案馆的所有内涵”。（注：高庆收：《数字档案馆的建设》，《航空档案》2002年第2.3期合刊。）其实，“数字档案馆”称谓中的“数字”一词，绝不仅仅是指馆藏档案信息资源的数字化，它还包括“与之相适应的管理手段、职能实现与服务方式的数字化”，（注：杨天：《“数字档案馆”概念探析》，《信息管理》2003年第6期。）或者更确切地说，“数字”一词其实强调的是这种新型档案馆所处的数字化的生存状态和环境。因此，如果将数字档案馆仅仅等同于馆藏档案的数字化，那么，这样的数字档案馆充其量只能算是一个数字档案库，或者说是传统档案馆的数字化翻版，其自身并没有根本性的改变。
4.认为数字档案馆就是传统档案馆上网。持这种观点的人认为，数字档案馆作为全球信息资源数字化以及信息服务网络化的产物，必定要以网站的形式而存在，因而，只要将传统档案馆上网在网上建立站点，就可以立即在网络上拥有了自己的窗口，就可以实现档案信息资源的共享，就可以通过网络开展相应的业务工作，这样传统档案馆也就成了数字档案馆。（例如，“国内许多档案机构针对自己的情况，在Internet上建一个网页，既没有强大的后台数据库，又没有交互式使用功能，就对外称什么数字档案馆。”（注：李小平、席瑛：《略论数字档案馆的发展历程——兼谈数字档案馆的建设》，《湖南档案》2002年第2期。））其实，这种认识是非常肤浅的。因为，随着网络环境条件的逐步成熟和完善，各类机关组织（如政府部门、学校、医院、企业、科研院所、图书馆、博物馆等）上网日益普遍，档案馆上网也是大势所趋，从20世纪90年代末开始，“截止2003年8月份，全国档案系统约有300个档案网站”，（注：浙江省档案局信息科技处：《档案信息网络化推动档案服务创新发展——全省档案互联网站建设综述》，《浙江档案》2004年第1期。）而到2004年底，“全国范围内已建成档案网站400余个”，（注：朱铮：《监理制为数字档案馆建设保驾护航》，《浙江档案》2004年第12期。）发展十分迅速。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤之一，但“上网档案馆不完全具备数字档案馆的基本功能。它以发布网页为主导，即档案馆申请UBL地址，将自己的档案馆情况在网上发布并提供一定的档案信息咨询服务和开展档案馆工作业务。主要内容一般都有档案动态、档案馆概述、工作机构、发展现状、学会活动、信息咨询、档案利用指南、馆藏介绍以及档案信息查询的页面，而数字档案馆深层次的功能一般不具备。”（注：刘永：《数字档案馆若干问题》，《档案管理》2001年第2期。）可见，由于数字档案馆的概念特征和技术内容完全不同于档案网站，档案网站最多只能说是数字档案馆的一个雏形，或者说是数字档案馆建设的一种基础。
5.认为数字档案馆是完美无缺的最理想的档案馆终极形态。持这种观点的人认为，数字档案馆有着传统档案馆无法比拟的优越性，是一种完美无缺的最理想的档案馆形态，只要将传统档案馆建成数字档案馆，那么传统档案馆所面临的所有问题都将迎刃而解。其实，这种观点是过于理想化了。因为，与传统档案馆相比，数字档案馆的确具有许多优势，但它也有其局限性或脆弱性的一面，如数字档案的法律凭证问题、数字档案信息资源的长期存取问题、馆藏档案数字化保持原貌问题、数字档案的安全性问题等，（注：刘东斌：《论数字档案馆与传统档案馆》，《档案管理》2003年第3期。）因而在数字档案馆的建设过程中，“我们更应关注其局限性或脆弱性，因为对这些问题没有充分的认识和相应的措施，数字档案馆的建设和发展将面临危机。”（注：谭琤培：《数字档案馆论纲》，《档案学研究》2001年第5期。）但这些问题又非一朝一夕所能解决，至于传统档案馆所具有的人文和历史的精神，更是数字档案馆不可能具备的。可见，数字档案馆也不是完美无缺的。此外，随着科学技术出的进一步发展，档案和档案馆的形态也会得到进一步发展，电子档案和数字档案馆绝不是档案和档案馆形态发展的终极形态，“我们可以大胆想象，随着智能技术的发展，肯定会出现‘智能档案馆’，未来也可能会出现光子、离子档案以及光子、离子档案馆之类的档案馆形态。”（注：巩宝荣、范宗斌：《关于数字档案馆定位的思考》，《湖南档案》2002年第10期。）