摘要：民政档案管理是民政部门的一项重要工作，在新的历史背景下，随着国家加强对民政工作的管理和扶持，民政档案工作也受到越来越多的关注。本文结合工作实践，主要探讨了新时期民政系统档案管理信息化以及信息化档案管理下的民政档案开发利用问题。
关键词：民政档案；信息化管理；档案管理
信息化档案管理是将信息技术与社会化服务紧密结合，创建一种更加便捷、实用的档案管理模式是大势所趋。民政系统作为政府重要的行政职能部门和社会服务窗口，在保障人民群众基本生活权益、维护社会稳定、促进经济社会发展与社会和谐进步等方面都发挥着重要作用。与传统的民政档案管理方法相比，信息化档案管理能轻松实现档案的网络快速查询与传递，同时对于相关信息的保存与修改流程也会变得更加简易。新时期民政档案信息化管理与利用工作将迎来全新的挑战，为了保障民政档案能够切实为民所用、造福社会，必须加大民政档案管理的信息化建设，使档案管理工作更加贴近实际需求。
一、民政档案的管理与利用
（一）民政档案管理属于一项具有服务性质的管理工作
管理原则是对过往民政工作的记录与总结，相关管理人员在民政档案管理过程中必须要维护民政档案的完整性与安全性。在进行民政档案管理工作时，力求档案本身不受损坏，严防档案机密泄露是开展档案管理工作的基本所在。
（二）民政档案的利用
民政档案管理的最根本目的在于便于档案资料的利用。如何转变民政档案管理由单纯的“保存”为“利用”，才能真正实现档案的作用与价值。新时期，各种各样的民生问题频繁出现，民政部门工作覆盖面也越来越广泛，民政档案的涉及面也会随着民政工作的不断扩展而扩大。所以，将以前民政工作的实践经验进行整理、分类、归纳，并加以利用，不仅有利于促进当前民政工作实际效率的显著提升，更有利于为民政档案管理工作指明其良性发展的方向。
二、民政档案信息化管理与利用的现实意义
随着信息化时代的到来，信息化档案管理模式使民政档案管理工作更快捷、更有管理成效。在民政档案信息化管理与利用的过程中，相关管理人员能够通过计算机本身所承载的强大检索功能轻松实现所要调取档案的查询与传递，且检索速度快、查询率准确、查全率高等优点是传统的手工检索模式无法比拟与超越的。如此一来，档案资料的查询、传递、开发等工作流程也会相应的简化，极大地节省了工作时间与工作效率。从另一方面来说，信息化的民政档案管理利用就是将纸质档案转化为永久数字档案，并建立起档案全文数据库这一庞大工程。当实现全面档案信息化档案管理后，管理人员在需要调取相应的档案资料时，就可以按照系统分类目录进行所查询资源的便捷检索，同时，在利用档案资源的时候能够完全保持原档案的完整性，最大程度地避免档案的缺损与丢失。对民政档案进行信息化管理与利用，不仅能够彻底改变传统的档案管理利用模式，弥补其弊端，为相关管理部门节省大量的人力与物力资源，还能轻松实现档案资源的轻松调取与查阅，突破了档案管理与利用的时间、空间限制，极大地提高了民政档案管理的利用效率。民政档案信息化管理利用具有较高的现实意义与实用价值。
三、信息化档案管理与利用工作中所存在的几点问题
（一）意思薄弱，思想僵化，
实际工作中，部分档案管理人员的信息化管理意识依然薄弱，信息化档案业务知识与网络法规等知识了解甚少。
有的管理人员由于对信息化管理系统不甚熟悉或操作不当而直接舍弃了计算机应用技术。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆甚至依旧沿用传统的手工操作来进行日常档案管理。
（二）设施老化，设备陈旧
实现民政档案信息化管理模式，前期需要投入大量的硬件设备和人才建设。后期维护成本也很高。因此，建立健全信息化办公系统，创建完整的民政档案管理利用条件是一个漫长的投入过程。
（三）信息化民政档案利用程度偏低
民政档案本身具有一定的社会属性，民政工作档案资源种类繁多、数量庞大，目前的民政档案仅适用于相关部门之间的内部查阅，并没有将部分能够公开的资源与信息化平台向广大民众公开，致使民政档案利用率偏低，社会功能属性和为民服务的特色没有得到充分发挥。
四、新时期民政档案信息化管理利用策略
（一）提高重视，建章立制
民政档案要实现信息化管理，需制定出一整套健全的信息化管理的规章制度，让档案管理人员在实际的管理工作中有所参考、有所制约，并把信息化档案管理工作设置为管理人员的重要考核指标，从制度上鞭策管理人员不断学习相关的计算机应用技术，从而提高其自身的计算机信息化管理水平与实际工作效率。
（二）转变职能，创新服务
新时期档案管理工作应顺应时代要求，克服以往被动的档案管理思想，积极转变民政档案信息化管理职能，转被动为主动，提高民政档案的利用效率，创建全新为民服务机制，主动为广大人民群众提供可公开的档案查询服务。
（三）完善硬件设施，强化人才建设
政府及相应的管理部门要将投入的资金落实到位，配置与档案管理相适应的软硬件设施，例如计算机、扫描机以及打印机等硬件设施以及加强管理人员培训等。同时，创建全新的民政档案资源信息共享网络，从根本上消除档案管理工作中时常遭受到的时间与空间限制。
（四）资源共享，突显特色
共享时代，民政档案管理也应充分体现资源共享这一特点。各类型的民政档案在进行扫描、转换与整合后，可以将部分可公开的档案资源公布在信息数据共享平台上，再通过具有服务性与开放性的信息化管理系统将其形成公开民政档案数据库。同时对特定的资料信息进行再次分类整理。这样一来，那些对于民政资料有查看需求的人群就可以直接通过网络或者手机端口进行相关资源的查询与获取。当这一功能实现后，信息化民政档案管理模式不仅解决了档案利用程度偏低的问题，更是极大地提升了民政档案的社会属性与应用价值，真正实现了为人民服务的根本目的。
五、结束语
在新的社会背景下，电子政务管理模式逐渐取代传统的手工档案管理方式。民政档案种类繁多，涉及领域宽泛，同时与人民群众的生活息息相关。在新时期，提高民政档案信息化管理技术不仅符合当前信息技术发展的趋势，同时也对促进我国档案管理工作的开展具有积极作用。
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论文作者:邸玲
论文发表刊物:《基层建设》2019年第13期
论文发表时间:2019/7/22
标签：民政论文; 档案论文; 档案管理论文; 信息化管理论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第13期论文;