图书、情报、档案管理一体化制约因素分析与对策，本文主要内容关键词为：档案管理论文,对策论文,情报论文,制约因素论文,图书论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
信息资源如何全方位地为社会服务，实现资源共享，这是信息化时代必须解决的问题。从发展趋势看，图书、情报、档案事业各自为政的传统发展方式已不适应今天的发展，必须实行一体化管理，走联合发展之路，形成相对综合的文献信息资源业，待条件成熟时，建立起符合市场经济需要的信息产业。
1 图书、情报、档案管理一体化的制约因素
所谓一体化，是指将多个独立的系统统一为一个整体的过程。[1]图书、情报、档案一体化的管理方法不是简单地对行业、部门的增减，而是强调在分工合作的基础上，实现行业、部门在更大范围、更高层次上的信息资源的共享。它更强调一种竞争性的互补关系，即各种要素通过竞争冲突，不断地寻找、选择自身的最优功能点，在此基础上进行互补匹配，打破图书情报档案之间的层层壁垒，加强三者之间的协调与合作，特别是加强横向联系和相互配合，通过网络共建、资源共享、分布式收藏、远程存取等手段，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等各种要素之间的匹配与磨合，为用户提供集成的一站式服务。[1]
1978年，我国学术界提出图书、情报、档案管理一体化的问题。后来，许多学者从不同角度对此问题进行了较为深入的探讨。最先实践图书、情报工作一体化的是中国科学院图书馆，该馆于1985年改名为“中国科学院文献情报中心”。之后，地质矿产部、航天航空部也实现了图书、情报、档案管理一体化。接着，一些企事业单位，如：黄河水利委员会、武汉钢铁公司、柳州钢铁公司和天津泰达图书馆等也相继进行了图书、情报、档案一体化管理的尝试。其中，泰达图书馆是我国最具创新性的一个范例。泰达图书馆是天津开发区管委会投资新建的区域性公共图书馆，于2003年12月开馆，是我国目前唯一的集图书、情报、档案一体化管理的文献信息服务机构。它整合了原开发区档案馆、南开大学泰达学院图书馆，拥有结构优化、科学合理的馆藏体系；图书馆和档案馆在物理上是连通的，在管理上是一体化的。[2]它虽然也存在一些不足之处尚待进一步完善，但它代表了当今信息化条件下图书、情报、档案一体化管理的发展方向和必然趋势。
然而，在图书、情报、档案一体化管理的实践中，仍然存在许多制约因素，以致在我国绝大多数的文献收藏单位并未开展图书、情报、档案一体化管理，即使已经开始尝试一体化管理实践的单位，也因为各种各样的原因，并未真正地实现“一体化”。那么，制约图书、情报、档案一体化管理的主要因素有哪些呢？笔者认为：
第一，管理体制方面的原因。图书、情报、档案虽同出一源，但随着社会的发展，逐渐开始分流，直至三者分属于不同的系统，系统不同，管理体制自然也不相同。图书馆分为三大系统：一是文化部图书事业管理局所属的公共图书馆系统；二是教育部所属的高等院校图书馆系统；三是科学院所属的科学图书馆及政府各部门所属的研究机构的专业图书系统。科技情报系统的统管机构是国家科委。档案系统的统管机构是国家档案局。这样就形成了图书、情报、档案机构各自独立、封闭、纵向的隶属、指导关系，基本上无横向联系。这样长此以往，形成了条块分割、“老死不相往来”的现象，这使各系统间难以相互合作。目前的管理体制是制约图书、情报、档案管理一体化发展的首要因素。
第二，学科设置方面的原因。我国的图书、情报、档案教育模式在设计上存在诸多缺陷，这已成为制约我国图书、情报、档案管理一体化发展的“瓶颈”。在学科设置上追求一级学科的齐全，在突出各自特色优势学科的同时（这一点是应该肯定的），却忽视宽口径人才的培养。由于受国家现行有关学位点建设政策的引导，不少高校往往都积极创造条件，追求图、情、档在一级学科上的分布齐全，这本无可厚非。[3]但实现图、情、档三个二级学科齐全并不是终极目标，由于图书馆学、情报学、档案学的亲缘关系，决定了这三个学科之间可以互相借鉴，引用若干理论和管理方法，并在学科综合与整合基础上，适应社会需求，培养图、情、档一体化管理的综合人才。由于盲目追求图、情、档学科齐全，并各自强调各自学科的重要性，这就导致了我国虽有号称数百万的图、情、档管理人才，但真正精通三者协调管理并能推动信息管理进行集成、整合的高级管理人才为数极少，这就使得图、情、档一体化管理缺少必要的“组织者”。
第三，标准规范方面的原因。标准化、规范化是信息时代的一种工具，是提高工作效率、效益的依据，也是横向沟通信息的桥梁。由于我国经济发展不平衡，信息化工作有快有慢，不同部门的数字化工作进程也就不一致。面对国内标准化工作相对滞后，导致不同信息系统之间难以进行交流和实现数据共享，产生了数据和信息大量重复的现象，严重制约了数据信息资源的有效开发和利用。目前，图书馆与情报机构的标准基本上是一致的。就档案管理系统而言，档案整理的原则与方法、分类规则、档案著录和标引规则等方面的标准化工作，可以与图书馆的标准化工作进行协调一致，才能为图书档案信息的混合存取提供可行的条件，否则，合作将难以进行。
第四，信息基础设施方面的原因。“工欲善其事，必先利其器”。实施图书、情报、档案管理一体化，必须是基于网络环境的，因此，对信息网络基础设施提出了更高的要求。当前，我国的信息基础设施已具有了相当的规模，但相对于商业领域来说，图书馆、档案部门与情报机构的信息设备还远远不够。特别是档案管理机构，信息基础设施相对薄弱，多是微型机单机操作，已有计算机资源中大多也是配置过低，远跟不上现代计算机技术的发展，尤其是在一些中、小市和县级档案管理机构，不但数字化还不能够实现，就连最基本的自动化设备都缺乏，多数仍然靠手工操作。同时，互联网络的上网费用较高、带宽较窄、容量有限、国际接口等问题也成为制约图书、情报、档案一体化发展的因素。
第五，利益平衡机制方面的原因。图书、情报、档案管理一体化的目标是通过文献信息资源的共享为用户提供方便、快捷的服务。文献信息资源的共享必须考虑共享成本与共享收益的关系。只有当收益与成本平衡时，这种共享才能维持下去。由于我国的信息资源共享一直缺乏有效的利益平衡机制，利益驱动原则决定了文献信息资源难以在富有机构与贫乏机构之间的权利与义务分配方面达到理想效果。大机构因为馆藏丰富，共享成本大于共享收益，不愿与中、小机构协作，而中、小机构又会因为成本大大低于收益，因此产生依赖大机构的心理。此外，各机构在馆藏基础、经费来源、软硬件条件方面不一，且都存在较大的差距，导致各参与方的能力不平等。因此，在一体化投入中也将各不相同，这将很难形成有效的合作。
第六，研究导向的原因。虽然学术界对图书、情报、档案管理一体化的探讨也取得了不少成果，但在实践上却总是举步维艰，这与研究导向也不无关系。图书、情报、档案一体化管理应分层次，既有宏观层次上的一体化协调管理，又有中观层次的网络管理，还应有微观的过程管理。在研究一体化管理时，我们应区别不同层次研究不同的一体化管理策略。但目前的研究尚停留在宏观和中观上，对于基层企业这一广大主体的一体化管理并没有进行综合研究。这就使得我国虽兴起过长时间的一体化管理研究热潮，但其实际贡献并不明显。
2 图书、情报、档案管理一体化的应对措施
通过以上制约图书、情报、档案管理一体化诸因素的分析，要解决上述问题，笔者认为，须从如下几方面采取措施：
首先，要明确图书、情报、档案三者的联系与区别。
从渊源上看，档案与图书在历史上有着天然的联系。在古代，文书、档案与图书是不分家的，图书、档案合为一体，图书馆也是档案馆。随着生产力的不断提高，人们自身的需求发生了变化，对图书、档案也产生了不同的需求。因此，原始的一体化结构发生了变化：图书在档案的基础上发展并超越了档案的界限、范围和内容，成为可以出版的文献。情报是一种社会信息的交流，情报活动自人类社会存在以来就有，它的信息源除了生产、生活中的直接信息外，主要源于图书、档案的间接信息。可见，图书情报档案同出一源，只是随着社会的发展，逐步分化成为各自独立的系统。
从三者的关系上看，它们既有许多相同点，也有许多不同点。图书、情报、档案三者的本质属性都是知识信息，并通过一定的物质载体存储和传递知识信息。三者既互相渗透、互相交叉，又在一定条件下可以互相转化。图书情报离不开档案，二者的内容有的直接来源于档案，有的则是人们利用档案指导实践活动而形成的记录。档案不仅是最原始的历史记录，同时也与图书、情报存在必然的联系，有的图书、情报本身就是档案。图书、情报、档案三者的相同点主要表现在以下几个方面：
一是性质相同。图书、情报、档案都是记录人类知识的载体，都具有信息属性，它们不仅反映了社会、政治、智力各个方面的发展状况和过程，而且自身就是一种智力产品。它们都具有可扩展性、可替代性、可传输性和可共享性的特点。
二是载体相同。图书、情报、档案都是人类知识信息储存的载体。知识信息本身不是物质，它必须依赖于物质载体才能存在。除了人脑是储存知识信息的一种载体外，还必须把“社会记忆”扩展到人们的大脑之外，这是一个无限的存储记忆装置，主要是通过一定的记录方式将知识信息存储于纸张、胶片、磁带、光盘等物质载体上，而这些材料都是图书、情报、档案的共同载体。
三是管理方法基本相同。图书、情报、档案各自形成一个大系统，它们都是由工作子系统、业务建设和业务指导子系统、提供利用子系统以及教育和研究等子系统构成的，三者在每个子系统的诸多要素和环节组成上又很相似。图书、情报、档案部门都要经过收集、加工和整理有关的文献，进行开发传递，向社会提供信息服务，在信息的输入、加工、存贮、输出方面，都要经过分类、标引、编目、组织目录等环节，以及检索、借阅、复制等基本方法。这种同一性便于统一领导、统一管理、统一制度、统一标准、统一监督与指导。
四是管理手段大体相同。由于图书、情报、档案三者载体相同，又都是属于文献信息管理系统，其管理手段大致相同。三者在过去都是靠手工操作，现今的自动化程度都在不断提高，广泛采用现代化技术进行管理是三者的共同发展方向，其中主要包括计算机技术和缩微技术的应用。
五是总体服务对象相同。三者在宏观上为社会政治、经济、文化教育等的发展提供文献信息保障，微观上根据不同的读者或用户的需求，提供各种类型的服务。
图书、情报、档案三者的不同点在于：三者分离之后，各自独立纵向发展，图书包含一般的、最新的知识信息，情报侧重于最新的知识信息，档案则侧重原始的知识信息。于是便形成了各自的特点：档案作为历史的真凭实据，侧重于原始记录，客观地记载历史上各种活动的事实经过，是生产、工作、学习、研究的第一手资料，以保存备查为目的。图书作为人类文明的产物，有很多吸收了档案文献等人类文化遗产的有益营养，它不仅记录和描述过去的历史事实，而且探索自然界和人类社会的发展规律，它主要以传播经验、传播知识、供人阅读为目的。情报从图书馆分离出来，又以图书、档案作为源泉和基础，它具有很强的实效性，起到传递运动着的最新科学知识的作用。
三者虽各具特点，各有侧重点，但随着社会的发展，人们对信息的需求不仅仅局限于某一方面，而且要求提供全面的、系统的文献信息，既要求利用原始的档案资料，又要求利用系统的理论依据、数据、参考资料，还要有最新的动态信息，既要求弄清楚什么是前人已经做过的，有哪些成功或失败的经验教训，避免重复劳动，又要求弄清什么是前人没有做过的；既要求全面系统，又要求精、快、准的管理技术，这不是某一个机构可以单独完成的任务。这样，过去那种各自为政、独自纵向发展的格局已不能满足人们的需要了。这就要求图书、情报、档案三者互相融合，密切协作，逐步实现一体化管理，走一体化发展之路。
其次，改革宏观管理体制。
目前，针对图书馆、档案馆条块分割，难于实现联合开发的网络平台的现实，应该建立一个国家信息协调中心，统一对全国的图书馆、档案管理部门和情报机构资源进行调度，通过这个具有国家权威的中心加强三者之间的横向沟通、交流与对话，从而在宏观、中观、微观上实现信息的无壁垒流通。当然，在一体化的过程中，还会出现许多诸如人力资源、经费、技术等问题，也需由这个领导机构进行全面考虑、系统安排，有计划、有步骤地加以解决。
再次，改革现有的教学体制，在学科设置上有利于综合人才的培养。
针对我国人才“瓶颈”问题，有必要将图书馆学、情报学和档案学纳入一个统一的教育体系中，进行综合教育，即实行“一体”教学，特别是要加强对三个学科所具有的共性基础理论的教学，在共性的基础上，分别阐述图书、情报、档案各自工作的个性、特点，做到求同存异。这样，才能培养出图书情报档案一体化管理需要的高质量综合人才，不仅在宏观上能驾驭图书、情报、档案，而且在微观上能精通图书、情报、档案的业务工作，促进学术界彼此沟通、交流、互相学习和借鉴，从人才战略上推动一体化的发展。
第四，统一图书、情报、档案管理的业务标准。
要以一体化管理为目标，在与国际标准接轨的同时，制定国家统一标准，推动图书馆、情报机构和档案管理机构的信息开发与利用的标准化体系的形成。也即逐步协调和统一图书、情报、档案管理机构在文献管理、检索方面不一致的地方，组织人员编制和采用适合各系统使用的分类、著录、标引和检索的分类法、著录法、主题法及文献标引法等，争取达到规范化、标准化，以利于资源共享和现代化手段的实现，加强网络和数据库的统一管理和建设，并在此基础上形成一体化的网络平台。
第五，加快信息基础设施的建设。
一方面，国家应该加大在信息公共设施的投资力度。另一方面，由于受综合国力及经济状况的制约，国家给予的投资往往不能满足全部需要，因而图书馆、情报机构与档案管理机构也应各尽其能，努力发挥主观能动性，多渠道、多途径筹集发展资金，积极吸收社会闲散资金，以获得在设备更新、软件升级方面的资金保障。
第六，尽量平衡各参与方的利益。
根据国外文献信息资源网络建设的经验来看，可以推行公益机制与市场机制相结合的双轨运行机制。一体化管理必须建立在平等、互利、互惠的基础之上，通过每一项一体化共享活动使各参与方平等受益，才能调动各参与方的积极性。每个参与方都必须承担向其他成员提供资源的义务，也必须分担网络运行和管理的费用，这样才能融入一体化的管理体系中。在利益分配上，可推行“股份制”，以投入的多少来换取收益；也可事先签好协议，在协议中明确各成员之间职责、权利及收益。总之，应尽量减少冲突和摩擦，激发各成员在一体化过程中的积极性。
第七，注重一体化过程中微观管理的研究。
在企业组织中，图书、情报、档案工作一直是个薄弱环节，因此，我们目前对企业这一广大主体，应抛弃就事论事的态度，注重对基层信息管理工作的研究；特别是应该打破企业简单地将图、情、档三者合并的现状，将图、情、档一体化管理与企业业务规划、信息技术与信息系统发展等要素结合起来综合研究，引导企业进行信息资源的管理和整合，使信息资源成为企业组织开展管理、组织竞争的关键性战略资源和经济资源。[3]
目前，图书、情报、档案管理一体化虽已提出并受到学术界的重视，但还未得到广泛的宣传和产生足够的影响。在理论上虽已展开讨论，有了一定的基础，但还不够系统和成熟，所以，当前应加强宣传、讨论，以统一思想，求得共识。
收稿日期：2006-02-13
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