关键词：土地整治项目; 档案管理; 项目归档
一、土地整治档案管理的必要性分析
(一) 土地整治项目档案是项目管理工作开展的重要组成。
土地整治项目档案材料的整理, 具体是从土地整治项目立项开始, 经历了项目可行性分析、项目整体设计、项目公开招投标的过程, 同时也包含了项目具体施工记录、整个项目的预算审计及竣工验收等一系列环节。由此所产生的、具备保管价值的文字、设计图纸、图表数据及影像资料等多种不同形式的档案材料。此类档案材料, 都可严格依照土地整治项目档案管理的要求来实施有效管理, 需统一化整理和归档。其项目的档案材料能够真实反映出土地整治项目建设的全部过程。
(二) 土地整治项目档案是项目验收和评价的依据。
结合我国土地整治项目竣工验收管理办法可知, 土地整治项目竣工验收的内容具体包含了项目预期完成情况、规划设计及预算情况、项目工程建设情况、资金使用及预算管理情况、档案材料管理及工程管理维护等举措。而从工程竣工验收的程序来看, 主要是业内针对档案资料进行查看, 业外针对工程现场进行查验。而结合档案资料的内容可知, 验收工作内容完成与否, 土地整治项目档案发挥出了重要的依据作用。一般项目最终验收之后, 由项目承担单位进行归档处理, 以便今后用于评价与审查工作。
二、土地整治项目档案管理工作的归档范围及要求
(一) 土地整治项目档案管理工作。
具体要求在土地整治项目实施当中, 相应的项目可行性分析人员、规划设计人员、项目施工人员及项目监理人员必须切实做好项目文件材料的归档管理, 管理的过程涵盖了档案材料的形成、累积、整理及归档保管等, 这些都属于项目管理单位归档范围的档案材料类型。因此, 这就要求相关单位必须坚持保质保量的理念来进行项目材料的移交, 同时相关项目单位必须对移交档案材料技术人员履行好档案材料的审定与交接流程。从档案的归档时间来看, 可采取分段的形式进行归档处理。比如工程完工之后收集和整理、项目竣工验收之后归档整理、或者限定一定时间周期内完成档案归档工作。同时, 一些与土地整治项目建设相关的活动, 记录项目建设过程的文件以及局部保存价值的载体等都属于档案管理的范畴。在类型上划分为以下几种:1.初期工作文件, 项目的可行性分析、勘探文件、审批文件、设计、预算及项目招投标文件等。2.项目工程监理文件, 具体指项目工程施工监理当所形成的项目记录文件。3.项目施工记录文件, 具体指项目工程在实际施工当中所形成的文件材料类型。4.竣工验收及检查文件, 具体是指在项目检查及项目竣工验收后, 所产生的文件材料。5.项目工程的后期管理维护材料, 主要指土地整治项目在竣工验收、交付使用后的管护活动中所产生的文件类型。6.项目后期评价文件, 指土地整治项目后期评价阶段所形成的文件材料。7.土地整治项目归档范围的参考附件。8.项目纸质文件递交后生成的电子档案。
(二) 土地整治档案归档范围及要求。
结合我国档案法规定, 及土地整治项目验收规定可知, 我国对于土地整治档案归档质量的要求具体表现为以下方面:1.要求进行归档管理的文件必须为项目原文件。2.所要进行归档操作的文档材料, 在内容、文件形式及深度上, 必须深度符合当前我国及省级相关要求, 从项目的立项、可行性分析、设计规划、预算审计、施工监理等多个方面必须依照相应的技术规范标准来进行。3.所需归档的文件内容, 要求必须真实、完整、准确和清晰, 要符合土地整治项目的实际情况。4.所要归档的文件内容要求文字表达清晰, 内附图样明显、图表数据处理整洁、各项手续完备等。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆5.所要归档管理的文件要求能够实现长期保存的目标, 需采用耐久性强, 且不容易褪色的材料进行书写与绘制, 这样才能便于计算机出图。6.要求应当结合相应的施工图来进行归档处理, 通过改绘施工图的形式来绘制竣工图。7.所归档管理的声像材料, 要求应当注明项目的简介、时间、地点及参与人物等必要性内容。
三、土地整治项目档案管理存在的问题
早在2012年, 国土资源部就针对土地整治项目档案管理工作提出了全新的要求, 要求当中明确细分了土地整治项目档案所收集整理的方法、内容、类别及其他相关规范规定等, 这对于规范土地整治项目档案管理工作而言, 起到了良好的指导性作用。然而其中依然存在多方面的问题亟待解决, 具体表现为以下方面内容:
(一) 土地整治项目档案的管理制度不健全。
在土地整治项目档案管理当中, 部分单位并未制定出专门的、规范的土地整治项目档案管理制度, 导致项目档案的管理较为随意, 主要表现为相关管理人员本身缺乏相应的工作责任感, 导致项目档案管理松散, 管理效率低下, 影响项目档案管理使用效果, 降低档案信息服务质量。
(二) 土地整治项目档案归档不规范。
这种不规范的问题主要表现为土地整治项目档案的材料收集归纳不全, 归档整理不够及时、材料内容缺漏情况明显, 档案中对于图片材料的编制不重视, 整体欠完整。大多数档案材料直接采用复印件来替代原件进行存档处理, 从而出现盖章签字不全的情况。再加上一些招标、施工及监理单位对资料收集的格式差异明显, 缺乏统一化的内容格式, 像一些施工、监理的记录材料所采用的处理格式就不一致, 且具体使用上并未明确突出项目本身的特点, 整体内容不够完整。同时存在较为混乱的情况, 比如单位资质过期、工作总结不足、标准不明等等。再加上有的项目档案出现标明的附件非附件、合同管理不规范、档案记录矛盾等一系列的问题。
(三) 土地整治档案管理者本身专业素质水平低。
相关单位用人门槛低、人员能力素质低下。单位内部缺乏对职工的组织培训, 导致员工在实际工作当中缺乏专业能力的支持, 对土地整治项目档案管理工作造成明显的影响。
四、土地整治项目档案管理工作完善举措
(一) 构建完善的管理制度, 实现专人专管。
土地整治项目档案管理工作本身属于专业、系统及技术性的工作类型, 并且此项工作历经时间较长, 所涉及的材料较为繁复, 内容非常广泛, 因此很有必要建立相应的专人专管责任制度。这就要求档案管理人员应当热爱本职工作, 并且真正熟悉和掌握实际项目情况及所藏档案情况等, 能够在此背景下娴熟操作相关检索工作, 以查阅所需的材料文件。
(二) 各个单位部门各司其职, 相互配合。
针对土地整治项目资料及管理的各方面工作, 要切实各环节归档整理。同时对档案管理人员提出更高要求, 要求不但要切实做好本职工作, 同时也需明确自身定位, 需要同步做好项目承担、监理、设计、施工及招投标代理等技术人员工作内容, 特别是施工单位和建立单位的档案人员, 必须专门负责管好相应的档案材料, 并做好查阅备份工作。
(三) 加强项目竣工验收材料管理质量。
具体需要切实做好日常文件材料的归档和整理, 并结合土地整治项目的实际进展情况来合理安排竣工材料验收工作, 从而保障项目建设与材料归档管理的同步进行。在此档案管理形式下, 档案的真实性、完整性及准确性都将获得保障。
参考文献
[1]宋子涵.浅析土地开发整理项目档案资料管理[J].陕西建筑, 2017 (07) :52-53.
[2]宋洪亭, 王凤山, 秦云艳.土地开发整理项目信息档案管理存在的问题和建议[J].科技资讯, 2016, 14 (07) :70-71.
[3]高新华.浅谈土地开发整理项目档案资料管理[J].才智2016 (31) :243.
论文作者:唐继明
论文发表刊物:《城镇建设》2020年第3期
论文发表时间:2020/4/14
标签：项目论文; 档案论文; 土地论文; 材料论文; 文件论文; 内容论文; 管理工作论文; 《城镇建设》2020年第3期论文;