摘要：众所周知，医院档案收集工作是一项长期性的工作，有着一定的复杂性与专业性，档案室应对该项工作给予做够的重视。目前，随着医疗卫生体制改革的不断深化，医院档案资源的数量逐渐增多，涉及内容日趋广泛，对医院档案收集工作带来前所未有的挑战，使得当前医院档案收集工作出现了数量不足、材料不全、质量不高、收集不主动等问题。鉴于此，本文对医院档案收集工作的现有问题及其产生原因进行了分析，在此基础上，就如何改进医院档案收集工作提出了一些思路与对策，供同行参考。
关键词：医院；档案收集；问题；对策；档案整理；保管
1、医院档案收集工作中的现有问题
目前，我国医院档案室在档案收集工作中普遍存在以下几个问题：
1.1归档材料数量不足
目前，许多医院档案材料数量低于预期，这是因为许多应归档的档案资料未被及时归档，具体原因包括以下几点：1）一些其他部门的工作人员缺乏归档意识，认为在自身工作过程中形成的档案资料应由自己保管，因而未能及时将一些需要归档的资料交给档案室；2）一些部门认为资料交给档案室后，一旦需要查找调用将大费周章，因此宁愿自己保管这些资料，以便自己今后取用；3）由于缺乏归档意识，一些部门的工作人员在发生岗位变动时，仅仅将手头的工作对新人进行了交接，而档案材料却往往被忽视，导致档案资源流失；4）一些医院的档案归档工作较为繁琐，在医疗工作任务十分繁重的情况下，许多部门的工作人员不能及时对相应材料进行归档。
1.2归档材料不全
目前，许多医院档案室在档案收集中存在材料不全的问题，主要表现为：1）卷内文件材料不全。由于文件材料的形成部门未能认真对待立卷工作，导致部分档案资料丢失，进而造成卷内材料不齐全，例如有些关于设备购入或建设项目的文书档案，仅有医院向上级的请示报告而没有批复文件；2）归档材料载体单一。一些档案信息是以电子文档、音像制品、实物等形式存在的，因此，在医院档案收集过程中，那些与医院各项管理、科研、医疗业务有关的光盘、视频、电子、录像带等等均应被一并纳入档案资料中，但事实上，很多医院在收集档案资料时仅重视纸稿资料，忽视了对其他载体的档案资料的收集。
1.3归档文件质量偏低
目前，我国许多医院档案室在档案收集过程中缺乏规范性控制，导致归档文件的质量参差不齐，现有问题主要有：1）文稿不规范。许多档案形成部门不重视文稿的规范性，一些文书档案上缺乏落款单位、落款时间；部门批复文件上缺乏负责人的签字；文稿的书写未按要求使用碳素笔，而是用蓝色墨水、圆珠笔等书写；2）未按要求归档。如纸张大小不整齐，未按要求编排页码，金属钉的使用不规范或未按要求去除金属钉，纸稿的排列顺序不规范，分类不符合归档要求，未按要求设置目录，缺乏负责人签字等等。
1.4归档不及时
医院档案的收集工作，需要档案收集人员与档案形成部门共同努力来完成。而一些部门在档案收集方面的主动性不足，很多档案资料都不能被及时归档。加之医院许多部门工作较为繁忙，即便档案室工作人员经常催促，也有很多档案不能被及时归档，而档案室对这种情况却常常无可奈何。
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2、医院档案收集工作改进对策
为解决上述问题，进一步提升医院档案收集工作的效率与质量，应采取以下几项改进对策：
2.1树立归档意识
提升医院各部门工作人员的归档意识，对于提升档案收集工作效率和质量有着重要的意义，对此，医院档案室应积极开展档案知识宣传教育，引导医院全员逐步树立归档意识，对此可采取以下措施：1）积极宣传国家关于医院档案管理的法律法规，医院档案室的规章制度，引导医院各部门工作人员按照国家和医院要求自觉归档；2）结合各部门工作的性质与特点，向其宣传归档的范围、要求、内容等等，使各部门准确认识归档工作，在归档过程中有的放矢，事半功倍，进而消除其对归档工作的困惑与厌烦；3）联合医院领导和人事部门，对在归档工作中表现良好的部门和个人给予适当的奖励，使其发挥模范带头作用，促进其他部门和个人效仿先进部门和个人，形成一种竞争的氛围，以充分激发医院全员在档案收集工作中的积极性。
2.2强化指导与监督
强化对归档过程的指导与监督，对于提升档案质量和促进及时归档有着重要的意义，对此可采取以下措施：1）做好档案人员的培训和指导。定期对医院各部门档案负责人员进行归档知识和技能培训，及时解答档案人员在档案形成过程中的疑问和难题，指导其规范归档，此外，档案收集人员还可以针对不同的档案类别或根据归档部门的需要灵活开展集中培训、个别指导及上门指导、电话指导、网上指导等；2）强化归档工作的监督与控制。医院档案收集人员应对正在归档部门的归档工作进行监督，对归档中的常见问题，如归档不及时、材料不规范、材料不齐全等问题进行及时纠正，从源头上控制好归档文件的质量；3）强化档案收集规范化建设。为了提升医院归档文件的整体质量，档案收集人员应强化档案收集规范化建设，对归档材料的格式、内容、范围、载体等等进行明确要求，对档案纸稿的用纸、用笔、规格等进行明确要求，对电子类档案的格式、字体、字号、表格等进行严格控制，进而保障归档文件的规范性，为今后的档案利用、档案编研工作打下良好的基础。
2.3创新档案收集方法
为了促进医院各部门积极配合档案收集工作，应不断创新档案资料收集方法，为档案形成部门提供便利，提档案形成的效率与质量。首先，档案室可创新档案收集的途径，改变以往“等”、“催”的工作手段，结合各类档案资料的特征及档案形成部门的工作安排，综合采取集中收集、分散收集、上门收集、随时收集、网上收集等灵活多样的手段，以提升档案资料收集效率；其次，应不断强化档案收集信息化建设，结合医院档案室的计划与安排，在技术人员的支持与配合下，不断完善信息化档案资料收集系统，实现归档环节与著录环节统一化，省去抄写目录的繁琐工作，简化归档工作，这样一方面能提升档案的完整性与规范性，另一方面也可在一定程度上减轻归档部门对归档工作的厌烦、抵触情绪，使其利用部门工作闲暇就可方便地完成归档工作。
3、归档档案的整理
整理工作是档案提供利用的前提，对档案的完整与安全也是十分必要的。首先，通过整理可以进一步了解档案收集中的问题和质量，并可根据发现的问题及时向文书立卷部门提出要求。如一个会议文件，在整理中发现没有会议总结，就可以进一步收集，使得会议文件齐全；整理中发现文件有请示无批复、有打印本无底稿等，都可以有的放矢地进行收集。其次，在整理过程中还可对某些不符合归档要求的文件材料进行技术处理。如：对墨迹不符合要求的文件进行复印或描写；对已经破损严重的文件进行裱糊修补，还要准备若干复制件来代替原件提供利用。再者，对积存的文件材料一定要及时整理。一是便于管理和提供利用，二是可以及早发现问题，如：是否去除订书钉或曲别针，是否有被虫害破坏或发生霉变等。对于专业性较强的管理类档案的整理工作，如人事档案、基建档案、财务凭证、设备档案、影音照片档案等的整理，主要以档案所在科室为主，医院档案室每年对相关科室的兼职档案保管员进行档案收集整理知识的培训，规范了各处室档案收集、整理、归档的流程。
4、档案的保管
4.1档案的保管意义
档案保管工作是档案工作的物质基础，有完整的档案，才能有健全的档案工作。档案保管工作关系到维护档案的完整与安全，档案完好无损地保存下来，才能在其他部门档案的使用上迅速、准确、及时地提供利用。
4.2档案的库房建设
档案库房是档案单位存放各类档案的保密重地，档案保存寿命的长与短与档案库房有直接的联系，档案库房受温度、湿度、光线、灰尘、有害气体等多种外界因素的影响较大，档案库房应尽量选择自然条件影响小，又方便开展工作的地方，其选址应综合考虑以下几点：
档案存储的库房最好选择北向的房间，不宜被阳光直接照射利于避光防热；不宜选择在最低层或最高层；如：我院在建设时选择的是西向，夏天阳光直射、温度比较高。我院档案采取保温隔热补救措施，安装防光窗帘。
档案的库房建设做到库房、办公、阅览三分设，我院根据《档案法》规定，档案室做了三分设，档案室至少保存本单位10年或20年以上的档案，因此，我院档案库房面积能够满足保管20年以上档案的需要。
4.3档案的安全存储
档案保管不宜设在靠近厕所、盥洗室和锅炉房的地方，以防水患和火灾。档案室库房必须配备空调、温湿度计、除湿机、吸尘器、二氧化碳灭火器等。档案室的位置不宜选择人员往来频繁的楼梯口，应建在通道顺畅的地方。档案室应落实“三铁一器”措施，确保铁门、铁窗、铁柜的安全牢固，安装防盗监控器。制作库房内严禁吸烟和使用明火、严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品的标识标牌，对电源、线路、开关插头进行定期或不定期检查，发现有火情隐患情况应立即报告并及时处理。
4.4健全规章制度
为了确保档案保存的规范操作，不仅要靠档案人员的责任心和爱岗敬业精神，更重要的是要有科学严谨的管理制度，在工作中，为了防止档案资料流失，保证档案的健全，我们制定了档案立卷归档、保管、保密、借阅、安全等管理制度，补充完善了档案室库房安全保密制度、档案管理突发事件应急预案等相关制度，并明确了档案人员工作职责。
5、结束语
综上所述，医院档案收集工作是一项长期性的工作，有着一定的复杂性与专业性，档案室应对该项工作给予做够的重视。目前，我国医院档案室在档案收集方面普遍存在数量与质量上的问题，对此，医院档案管理人员应结合自身所在的单位实际情况，认清自身档案收集职责，积极创新档案收集方法，同时，档案部门及医院领导也应积极对档案人员开展培训教育工作，提升其主动收集档案、保障档案资源质量的意识与能力。
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论文作者:王竹静
论文发表刊物:《基层建设》2016年22期
论文发表时间:2016/12/12
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