档案现代化管理的现状与发展思路，本文主要内容关键词为：发展思路论文,现状论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案现代化管理，就是应用以电子计算机技术为主的现代科学技术与设备，采用科学的档案管理方法管理档案。在当今现代科学技术迅速发展的情况下，实现档案的现代化管理已成为各级档案部门面临的现实而紧迫的重要任务。“八五”期间，我省各级档案馆在努力实现档案现代化管理方面作了大量的工作，取得了一定的成绩，推进了档案馆的建设。主要表现在：
——制订和实施业务建设规范，推行档案管理的标准化。1989年，省档案局制订颁发了《江苏省各级国家档案馆档案管理规范》，对全省各级档案馆档案管理的各个环节提出了明确的具有规定性的要求，同时，在全省开展了档案馆定级升级活动，制订了具体的办法和有关标准，以推动档案管理规范化、标准化建设。到目前为止，全省76个市、县档案馆已有72个上等级，其中二级以上的档案馆有32个，占定级升级总数的42%。档案馆上等级的重要成果之一，就是档案管理规范化、标准化程度大大提高，多年积存的零散文件得到系统整理编目，全宗设置更加合理，档案分类更加科学，档号基本理顺、补齐；一、二级档案馆已初步建立了馆级、全宗级、案卷级、文件级四级档案检索体系，其中文件级目录编制率已达70%。这些都为实现档案现代化管理创造了良好的基础条件。
——建设标准化库房，更新现代化设备。“八五”期间，我省各级档案馆都不同程度地增加了档案现代化管理的硬件投入，把现代科学技术的最新成果用于档案的保护，使档案管理的新技术、新方法，特别是现代档案保护技术得到广泛应用。1990年至1994年，我省档案馆库房的建筑面积净增24750m[2]，增长率为28.3%； 许多新型建筑材料应用于档案库房的建设，新建的库房符合或基本达到《档案馆建筑设计规范》的要求；空调机、去湿机分别由84台、188台增加到182台、805台， 一些档案馆库房已实现了温湿度自动调控；缩微设备、 复印设备分别由8台、56台增加到47台、91台，使缩微设备复制技术与静电复印技术在档案馆工作中成为档案再生性保护的重要措施和档案管理现代化的重要手段。
——尝试运用电子计算机技术，逐步实现档案检索的自动化。应用电子计算机是档案现代化管理的核心内容。“八五”期间，我省各级档案馆的电子计算机（小型机、微机）由10台增加到96台，许多档案馆已开始尝试运用电子计算机编目检索档案。省档案馆内一台小型计算机和23台微机已录入数据105万条，建国后文件级数据已经建成， 并备有机检式专题目录14种。接待室可以通过电脑终端直接检索。苏州市档案馆1992年与省档案馆联合开发了《市、县档案馆计算机档案管理系统》，同年12月通过省科委组织的专家鉴定。目前，该馆已运用这一系统对馆内主要全宗的文件级条目进行了输入和检索。电子计算机技术在档案馆工作中的运用，为档案信息资源的开发提供了强有力的技术手段。
——引进专业技术人才，建设一支具有现代化素质的干部队伍。档案管理现代化，既要有“硬件”的投入，“软件”的开发，更重要的是要有一支多方面专门人才组成的具有现代化素质的干部队伍。从1989年到1994年，我省各级档案馆大专以上文化程度的专业技术人员由42.6%上升到52.2%，增长近10个百分点，尤其是本科生、硕士研究生、双学位的人员明显增加，其中有一批是具有现代科学理论和操作技能的理工科专业人才。近几年，一些档案馆还派出人员学习进修现代化科学技术知识，特别是计算机的操作和运用。现在许多市、县都把是否掌握运用电子计算机技术作为考核干部的重要内容，许多档案干部已取得了计算机上岗证书。通过引进人才、加强在职人员培训的方法，我省档案馆干部队伍的素质得到明显改善，一支具有现代科学技术知识和操作技能的干部队伍正在成长，为逐步实现档案现代化管理贮备了人才。
上述情况表明，我省各级档案馆的档案现代化管理工作势头是好的，有些方面进展也比较快。但就总体而言，档案现代化管理工作还不能适应形势发展的需要，仅仅处于基础建设、硬件投入、技术贮备和人才培训的阶段，在实际工作中，有许多理论和实践问题需要研究和探讨。当前，我省各级档案馆在档案现代化管理工作上的主要问题是：（一）对实现档案现代化管理的紧迫性认识不足，有的同志存在畏难情绪和“慢慢来”的思想；（二）对档案现代化管理工作缺乏总体规划，领导与组织处于分散状态，缺少协调，各自为政；（三）档案基础业务建设工作量大，推进档案工作规范化、标准化的任务非常繁重；（四）“硬件”投入不足，进行现代化建设所需资金缺乏保障，在很大程度上制约着档案现代化管理工作的进程。
档案现代化管理是一个复杂的综合性的系统工程，我们应当从档案馆工作的实际情况出发，加强对档案现代化管理问题的研究和探索，加快档案管理现代化的进程。根据近几年的工作实践，我们认为当前和今后一段时期要着重抓好以下几个方面工作：
一、加强宏观管理，做好组织协调工作。鉴于目前档案现代化管理工作尚处于各自摸索、分散管理的状态，加强宏观管理，做好组织协调工作是十分必要的。这样可以在现代化进程中少走弯路，避免人力、物力和技术的浪费。首先，省级行政管理部门要建立专门的现代化管理机构，强化档案管理现代化的监督和指导，协调解决各地区、各部门档案管理现代化建设的重大问题。其次，要制定中长期建设和发展规划。实现档案现代化管理是一项长期的任务，国家档案局正在制订全国档案馆的档案现代化管理的总体规划，各省可根据国家档案局总体规划要求，提出本地区的总体目标和各阶段工作任务，分年度提出建设指导书，相应地明确本地区的建设任务。第三，要组织技术协作攻关，统筹解决档案现代化管理的共性问题。开展档案现代化管理既涉及现代化管理的理论问题，又涉及广泛的科学技术问题，单靠一个地区、一个部门是难以胜任的。为此，各地应进行必要的分工协作或合力攻关。在这项工作中，省级档案馆应起龙头作用，充分发挥省档案馆设备、技术、人才密集的优势，带动市、县档案馆共同开展档案现代化管理工作。比如计算机和缩微设备的统一选型，应用软件的统一开发和共享，重要科研课题的研究，手工管理与现代化管理的衔接等，都可以通过分工协作或合力攻关的办法统筹解决。
二、以电子计算机技术的应用为重点，加快档案现代化管理的步伐。应用电子计算机，在档案馆工作现代化进程中处于主导地位。目前，电子计算机技术已在许多领域得到了广泛运用。由于计算机性能不断完善，运算速度不断提高，价格不断下降，从而使运用电子计算机管理档案成为现实和可能。我们应以计算机的运用作为实现档案现代化管理的突破口，全面推动档案管理现代化建设。在应用电子计算机技术管理档案中要注意两个方面的问题：（1）坚持求实与创新的原则。 虽然电子计算机技术已日趋成熟，一些档案馆也经过了几年的实践运用，但总的来说仍处于起始阶段，许多问题仍在摸索之中，因此，要本着实事求是的原则，根据实际情况决定自己的工作方针，既不要“按兵不动”，也不能“一哄而起”。应实行分类指导的方法，鼓励工作基础较好、技术力量较强、资金状况较富裕的档案馆先上、快上这一项目。要注意及时总结工作中的经验，另外，积极改革创新，大胆进行理论的研究和实践的摸索，闯出一条适应档案馆工作的档案现代化管理的新路子。（2 ）采用循序渐进的方法。应用计算机技术管理档案，是一个新课题。在工作步骤上要抓好试点，典型引路，先在条件好的档案馆试点，典型引路，然后推开；在机器配置上可先购置微型机进行实际操作试验，条件成熟后配置高功能的计算机正式输入和检索；在运用范围上，可先搞档案检索，建立各种计算机检索系统，然后再搞全息贮存，运用光盘、多媒体等高新技术；在输入方式上，一般要做到先著录后输入等等。总之，运用电子计算机技术管理档案，要从实际出发，逐步取得经验，由小到大，稳步前进。
三、抓好档案管理标准化，为档案现代化管理提供技术保障。档案标准化是实现档案管理现代化的重要前提。当前和今后一段时期，积极推行档案管理标准化应是各级档案馆的重点工作。首先，国家和省级档案行政管理部门应制订和完善相关标准，使档案管理的各个环节都有标准可以遵循，并要采取措施，积极推行档案管理标准化工作。其次，要加强档案业务基础建设的规范化。这是各级档案馆工作的一项经常的、大量的工作任务。我省各级档案馆通过定级升级活动，档案业务基础建设面有很大的改观，基本上还清了长期拖欠的“旧帐”，但仍要下大功夫、花大力气抓好这方面的工作，特别是对新接收征集进馆的档案，要做好整理编目的规范化工作，为档案现代化管理创造良好的条件。第三，要积极开展档案的著录标引工作。这是应用电子计算机技术的重要的前处理工作，也是一项十分艰巨和细致的工作。著录标引的质量和数量，直接影响到计算机管理系统能否实用，所以这项工作应当在前面。同时在著录标引工作中，要坚持著录与标引的标准化，按科学方法办事，为档案检索的自动化打下扎实的基础。
四、正确处理好传统技术与现代化技术、手工操作与现代化管理的关系，以顺利实现向档案现代化管理的转变。实现档案管理现代化不可能一蹴而就，需要一个漫长的过程。在这个时期中，档案馆工作中的传统技术与现代化技术、档案管理的手工操作与现代化管理将是并存的。我们必须正视这个现实，不能一讲档案现代化管理，就放弃传统的技术工作，或是坐等新技术的到来，而停止现在的手工操作。应当看到，采用现代化技术，实现现代化管理，对档案管理提出了更高的要求，将促使我们加强传统技术的改造和手工操作的规范化、标准化；而加强传统技术改造和手工操作的规范化、标准化，又为顺利实现向档案管理现代化过渡创造了条件，有利于加速档案管理现代化。因此，我们既要积极引进现代化新技术，也要重视传统技术的研究和改造，对其不断改进，使传统技术与现代化技术有机结合起来；既要抓紧开展档案现代化管理工作，也要大力做好档案管理各个环节手工操作的规范化、标准化，以顺利实现向档案现代化管理的转变。
五、加强队伍建设，提高档案干部现代化素质。近几年，在档案馆工作中，随着计算机等现代技术的使用，促进了学科间的相互渗透、相互融合，提高档案干部的现代化素质已成为实现档案管理现代化的重要内容，同时现代化技术设备需要一批具有一定科学技术水平的人员去操作和使用。这在业务知识、科技知识和管理能力等方面都对档案馆工作人员提出了新的更高的要求。所以我们应当采取有力措施，尽快培养和建立起一支适应现代化管理的档案干部队伍。一方面，要使广大档案工作人员通过学习现代化技术的实践进行知识更新；另一方面，要继续引进一批掌握现代科技的人才，充实档案干部队伍。这两个方面应同时并举，以加快现代化管理队伍的建设。
现代科学技术的飞速发展，正在对档案管理工作产生重大的深远的影响。这既是挑战，也是机遇，档案管理现代化势在必行。我们要迎接挑战，抓住机遇，在现有基础上，积极采用先进的科学技术手段，努力实现档案管理现代化，在为我省两个文明建设服务中做出更大的贡献。